В последние годы значительное число компаний пришло к необходимости большей формализации взаимоотношения в коллективе. Обычно это делается за счет внедрения различных правил, регламентов, инструкций.
В общем смысле формализация отношений позволяет стандартизировать работу, однозначно распределить обязанности и сферу ответственности каждого сотрудника, создать определенный уровень предсказуемости (кто, как, чем и в какое время занимается).
Не очевидно, но создание и повышение предсказуемости — это основная функция любых правил и предписаний, по большому счету ради предсказуемости правила и создаются. К примеру, правила дорожного движения призваны создать предсказуемость на дороге, и что бы там не говорили, они со своей задачей справляются: большая часть машин все же останавливаются на красный цвет и ездит по своей полосе движения. В работе по повышению уровня формализации компании есть три главных вопроса:
- Как создать эффективные правила? С одной стороны, сотрудники должны проявлять инициативность, творческий подход, а с другой стороны должны следовать требованиям регламентов. Где найти баланс между свободой и подчинением? Не все нюансы деятельности можно предусмотреть, что делать сотруднику, когда происходит событие, не описанное в правилах? Какое количество правил следует признать оптимальным, связанно ли количество правил со сферой деятельности и численностью сотрудников?
- Как правильно презентовать правила и регламенты? Сотрудники, привыкшие работать в неформальных, слаборегламентированных условиях, могут воспринять введение правил, как посягательство на их личностную свободу. Необходимо соблюсти ряд условий, чтобы презентация правил прошла более гладко и не вызвала паники.
- Как добиться соблюдения правил? Очень многие компании, преодолев первые два шага, останавливались на третьем. Можно написать хорошие правила, можно на фоне кнута или пряника презентовать правила, но как сделать, чтобы правила реально заработали и стали неотъемлемой частью каждодневного поведения сотрудников? Тут тоже есть несколько секретов.
Ответы на эти вопросы могут стать темой последующих публикаций. А сейчас мы хотели бы остановиться на рассмотрении причины настоятельно подталкивающих компании к формализации своей работы.
Charlie and the Chocolate Factory — The Four Lucky Winners
Причина №1: Компания стала большой
В первую очередь имеется в виду численность персонала. Привести понятие большая компания к какому-то численному значению не просто.
В одном случае это может быть 20 человек, а в другом 100.
Но есть субъективный признак большой компании: момент, когда руководитель не успевает быть в курсе всего, что делают его подчиненные. До тех пор, пока шеф может стоять за спиной у каждого менеджера в момент подготовки и заключения им сделки — компания маленькая и теоретически способна обходиться без регламентов.
Переходной момент между маленькой компанией и большой характеризуется устным инструктированием. Каждый новый сотрудник вводится в курс дела в беседах.
Надо ли говорить, что новичок многого не запомнит, а часть информации исказит. Неужели вы не играли в испорченный телефон или забыли, как меняется смысл исходной фразы по мере продвижения от источника к получателю?
Численный рост компании, неспособность руководства планировать и контролировать каждый шаг подчиненного является безоговорочным указанием на то, что регламентация необходима. Пожалуй, можно сказать, что если большая компания не имеет письменных регламентов, то их нужно делать даже не завтра или сегодня, а вчера!
Причина №2: Компания быстро растет
Есть масса примеров, когда быстрорастущие компании не смогли совладать с обрушавшимся на них счастьем.
Часть компаний были разорваны теми же силами, которые сначала обеспечивали их рост. Это как надувание воздушного шара.
Сначала воздух, попадающий в шар — благо, так как шар обретает идеальную форму, и становится красивым.
Но если процесс надувания шара не регламентирован, то печальный исход просто неизбежен.
Быстрый рост компании требует максимального внимания к финансам, к долгосрочному планированию, к маркетингу, к оценке конкурентов и т.д. Любой быстрорастущий бизнес, по определению, привлекает инвесторов и конкурентов.
Если в момент быстрого роста, компания тратит драгоценное время на не укрепление позиций и расширение своей доли рынка, а на обучение и дисциплинирование персонала, то праздник может пройти мимо.
В быстрорастущей компании, для максимального использования удачной рыночной ситуации должно быть регламентировано все, что возможно. Определяя области регламентации надо исходить из особенностей компании и здравого смысла. Но, чем бы ни занималась компания, жесткие правила должны действовать в следующих областях:
