Александр Кудряшов Генеральный директор, Москва
Совещание помогает решить проблемы, расставить приоритеты, мотивировать. Оно же может спровоцировать конфликт или попросту оказаться пустой тратой времени.
Александр Кудряшов о показателях, которые можно использовать для оценки эффективности.
Часто, при обсуждении совещаний, даются различные оценки эффективности этих мероприятий, причем, как правило, без каких-либо объективно измеряемых показателей, а на качественном уровне. Говорят, что прошло «хорошо – плохо», было «полезным – бесполезным» или «эффективным – неэффективным» и т.д.
Ясно, что такие общие заключения плохо помогают делу совершенствования совещаний.
Под эффективностью понимается отношение полезного результата некоторого процесса к затратам на его выполнение. Что касается затрат, то их довольно просто определить, например, путем подсчета трудозатрат участников в человеко-часах.
Но как измерить полезный результат, эффективность совещаний и их результативность?
Можно считать, что совещание прошло эффективно, при условии, если:
- Цели достигнуты,
- Рассмотрена вся повестка дня,
- Запланированная продолжительность не превышена,
- Принятые решения доведены до исполнителей,
- Исполнители приняли и поняли, как выполнять решения.
Эффективность – это количественная сторона мероприятия (сколько часов, сколько вопросов, сколько участников), ее можно измерить и накапливать данные для анализа динамики эффективности, для оценки, в каком направлении идет дело. Термины «эффективность» и «результативность» часто идут рядом, иногда даже кажутся взаимозаменяемыми.
В каком направлении надо совершенствовать совещания, с чего начинать – повышать их эффективность или результативность? И это не пустой вопрос.
Руководитель вынужден время от времени задаваться им: что лучше – быстрее пройти всю повестку дня, не допускать отступлений от нее и формально эффективно закончить совещание? При этом качество решений и их результативность остается под сомнением.
Либо полностью сконцентрироваться на существе вопросов, добиваться наилучших решений, пусть даже в ущерб эффективности? (Затянуто время, остались нерассмотренными вопросы, все переругались и т.д.). Или же пытаться соблюсти «золотую середину», стремясь к эффективности, но только не за счет результативности.
Здесь каждый руководитель действует по ситуации и выбирает свой путь.
Мы считаем, что сначала следует обеспечить повышение эффективности, убрать явные недостатки, поскольку улучшения в этой области проявляются очевидным образом. При прочих равных условиях более эффективные совещания постепенно станут и более результативными, хотя бы тому, что время не будет попусту растрачиваться.
И если даже не последует немедленное улучшение качества решений, результативность повысится, поскольку сотрудники быстрее, с меньшими потерями времени и нервов будут возвращаться к своей повседневной деятельности.
Для этого мы предлагаем давать более детализированные и отнесенные к конкретным этапам совещаний (организация, подготовка, проведение, завершение, контроль и анализ) количественные оценки, позволяющие отслеживать качество и эффективность совещаний, сравнивая по выбранной пользователем шкале различные характеристики процессов. Такие оценки целесообразно периодически делать при формировании и использовании «дорожной карты» эффективных совещаний, а также при их совершенствовании, для накопления и анализа статистики показателей в базе данных совещаний.
С помощью приведенной ниже таблицы руководитель, секретарь или участники могут самостоятельно оценить текущий уровень служебных совещаний и, на основе этой оценки, выработать меры по устранению ошибок и совершенствованию данного процесса. Перечень показателей, значения весов по этапам совещаний и максимальные оценки для отдельных показателей могут устанавливаться самостоятельно, в зависимости от конкретных условий той или иной организации.
Эта простая по форме и содержанию таблица (настроенная на условия конкретной организации), обеспечивает указание на «узкие места» совещаний и способна дать заинтересованным лицам существенно более обоснованные оценки эффективности, чем многословные досужие рассуждения на тему плохие или хорошие у нас проводятся совещания.
Таблица самопроверки состояния дел по служебным совещаниям Вопросы по этапам совещаний |
Вес раздела |
Цена вопроса* |
||||
Макс балл |
Факт балл |
|||||
Организация совещаний |
0,10 |
|||||
Планируется ли график проведения совещаний на период |
20,00 |
|||||
Существует ли регламент |
30,00 |
|||||
Ознакомлены ли участники с графиком совещаний |
10,00 |
|||||
Определен ли заранее состав участников |
20,00 |
|||||
Разработан ли формат повестки дня и протокола |
20,00 |
|||||
Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела) |
10,00 |
0,00 |
||||
Подготовка совещаний |
0,15 |
|||||
Участники заблаговременно предупреждаются о совещании |
30,00 |
|||||
Повестка дня заблаговременно направляется участникам |
30,00 |
|||||
Отчетные материалы заблаговременно рассылаются участникам |
20,00 |
|||||
Ответственные готовят отчеты в письменном виде |
10,00 |
|||||
Подготовка и оснащение переговорной комнаты проверяется |
10,00 |
|||||
Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела) |
15,00 |
0,00 |
||||
Проведение совещаний |
0,30 |
|||||
Порядок рассмотрения повестки дня соблюдается |
30,00 |
|||||
Учитывается ли время по темам повестки дня |
10,00 |
|||||
Участники корректны и выслушивают друг друга |
20,00 |
|||||
Ответственные и выступающие всегда предлагают решения |
20,00 |
|||||
Участники на выяснение личных отношений в дискуссиях не переходят |
20,00 |
|||||
Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела) |
30,00 |
0,00 |
||||
Завершение совещаний |
0,15 |
|||||
Протокол подготовлен и согласован сразу |
30,00 |
|||||
Протокол утвержден и разослан сразу |
30,00 |
|||||
Что делать по протоколу, всем понятно |
20,00 |
|||||
В рамки планового времени уложились |
10,00 |
|||||
Следующие повестка дня и участники определены |
10,00 |
|||||
Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела) |
15,00 |
0,00 |
||||
Контроль совещаний |
0,20 |
|||||
Поручения своевременно доведены до исполнителей |
10,00 |
|||||
Отчеты по исполнению своевременно направляются секретарю |
20,00 |
|||||
Причины неисполнения поручений устанавливаются и обсуждаются |
20,00 |
|||||
Ход исполнения поручений всегда контролируется |
20,00 |
|||||
оценивается и выводы делаются |
30,00 |
|||||
Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела) |
20,00 |
0,00 |
||||
Анализ совещаний |
0,10 |
|||||
История рассмотрения вопросов анализируется |
20,00 |
|||||
Затраты времени по темам анализируются |
30,00 |
|||||
Материалы из БД используются в работе |
20,00 |
|||||
Статистика используется участниками |
10,00 |
|||||
Трудозатраты участников анализируются |
20,00 |
|||||
Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела) |
10,00 |
0,00 |
||||
Уровень служебных совещаний (сумма баллов по всем разделам), %% |
1,00 |
100,00 |
0,00 |
|||
* Цена вопроса, от полного отрицания до полного согласия, от «0» до максимального значения в этой же строке баллов |
||||||
Для сравнения: уровень совещаний (максимум – 100 баллов): до 40 – низкий, от 40 до 70 – средний, больше 70 – высокий |
.