Ольга Карпушина Журналист, Москва Анна Плосконос Консультант, Германия
«Бирюзовые организации» обустраивают рабочее пространство с учетом пожеланий сотрудников. Но понять потребности людей непросто.
И на помощь приходят фасилитаторы.
Представьте, вы по ошибке заказали в магазине кровать с неподходящим для вашего тела матрасом. Грузчики привезли заказ и установили в спальне.
Спустя месяц-другой вы заметили, что перестали высыпаться. «Это все стресс», — подумали вы и приняли успокоительное. Однако сил и настроения все равно нет, и вдобавок заломило спину.
Тогда вы решили показаться врачу.
После осмотра врач объявил вам, что корень проблемы не в вас самих, а в окружающей среде — в матрасе. Вы выбросили старый матрас и купили новый.
На этот раз правильный.
Крепкий сон и прекрасное самочувствие, наконец, вернулись к вам.
Как матрас влияет на качество сна и жизни, так и пространство офиса и его организация влияют на качество работы сотрудника.
К сожалению, важность организации пространства чаще всего недооценивается. Обычно поступают так: сняли помещение, поставили столы с компьютерами и посадили людей.
Однако проходит время, начинается кавардак. Кто-то не успевает забронировать переговорку под важную встречу.
Кто-то не может нормально поесть: кухню заняла команда и работает там над проектом. Кого-то отвлекает от работы общающийся с клиентами по телефону коллега.
Интересы сотрудников сталкиваются, между людьми возникают конфликты, и здоровая коммуникация нарушается. Накаленная обстановка в офисе начинает ставить палки в колеса бизнес-процесса.
Так люди и компания оказываются жертвами неграмотного использования и распределения ресурса — пространства.
Переосмысление пространства как ресурса компании — часть идеологии модели управления под названием «бирюзовая организация». В русскоязычных странах о бирюзовых организациях стало известно благодаря книге Фредерика Лалу «Открывая организации будущего».
Инициативы и развитие компании в бирюзовых организациях идут не сверху вниз, а снизу вверх. Во главу ставится доверие, нет начальников и должностей.
Сотрудники собираются в команды и сами решают, где и как они работают. Командам помогают коучи, они снабжают методиками самоуправления и инструментами решения задач.
Каждый сотрудник бирюзовой компании — не винтик бизнес-машины, а уникальный человек с чувствами и внутренним миром.
Новая модель управления не обходит стороной и пространство. Каждая компания рассматривается как живой организм с уникальной молекулой ДНК.
Пространство становится отражением ДНК компании.
Как не существует одинаковых ДНК, так не существует двух одинаковых компаний: различаются бизнес-модели, процессы, подход к корпоративной культуре, сервису, коммуникации и продажам. Поэтому каждая компания требует уникального обустройства пространства.
Когда руководитель подходит к организации пространства компании более осознанно, то нанимает архитектурное бюро или дизайнера интерьеров. Он выделяет на архитектора-дизайнера время и на встрече показывает помещение, знакомит с сотрудниками, рассказывает о миссии компании, бизнес-модели и процессах.
Потом дизайнер предстает перед заказчиком с дизайн-проектом. Руководитель утверждает дизайн-проект (возможно, через несколько итераций), работа закипает.
Идет строительство и ремонтные работы, завозят и расставляют мебель, подключают компьютеры, и наконец, как рыбок в аквариум, запускают в офис людей – работайте на здоровье. И все вроде хорошо и красиво, но проходит время, и сотрудники начинают использовать пространство иначе, чем планировали дизайнеры.
В офисе одной немецкой компании висят одинокие качели. Качели предложили повесить дизайнеры, руководству на стадии дизайн-проекта идея понравилась.
Качели повесили, но сотрудники ими не пользуются. Почему так произошло?
Дизайнеры предполагали, что здесь будут собираться команды, и поставили напротив качелей диван и журнальный столик.
Однако, когда команда собралась, оказалось, что часть людей сидит на низком диване, часть болтается на качелях, и все участники команды из-за психологического неравенства и неустойчивости чувствуют себя некомфортно. Поначалу команды пытались приладиться к этой зоне, но сейчас проходят мимо.
Лишь изредка кто-нибудь присаживается на качели, говоря по телефону. Качели — мертвая зона.
Они занимают площадь и отнимают деньги, которые компания платит за аренду.
Решения, с которыми приходят дизайнеры и архитекторы, чаще всегда шаблонные, надуманные или подсмотренные. Они выведены из видения руководителя и не имеют точек соприкосновения с реальной жизнью сотрудников в офисе.
Поэтому решения приглашенных дизайнеров часто работают наугад.
В бирюзовой организации руководство не навязывает сотрудникам придуманный дизайнерами проект. Требования к пространству формируют и передают руководству на исполнение рядовые сотрудники, которые работают в офисе.
Главная задача сотрудников – понять свои потребности. Это непросто.
Во-первых, руководству нужно вовлечь сотрудников в дизайн-процесс. Во-вторых, люди чаще всего не задумываются о помещении, в котором работают.
Они не сразу могут понять себя и сформулировать свои требования к рабочему пространству или могут сделать это неправильно. Докопаться до истины помогает воркшоп по процессу дизайн-мышления и помощь опытных фасилитаторов.
На воркшопе фасилитатор помогает сотрудникам осознать потребности через обсуждение своего обычного рабочего процесса. Для этого сотрудники интервьюируют друг друга по специальным гайдам.
Hobbit Office — SNL
Рассказывая о том, что они делают в течение дня, сотрудники видят свой рабочий процесс свежим взглядом. Такой подход позволяет каждому сотруднику понять, что помогло бы ему работать продуктивнее, чего не хватает, что можно улучшить или изменить.
Затем сотрудники придумывают, как устранить обнаруженные проблемы. Еще один ключевой момент воркшопа — визуализация предложенных идей.
Для этого сотрудники из специальных материалов вручную создают прототипы пространства (на фото к статье). Прототипы нужны, чтобы увидеть свои идеи со стороны, получить обратную связь, подтвердить удачные идеи и откинуть неудачные.
Общий список подтвержденных идей оформляется в дизайн-принципы. Дизайн-принципы — это техническое задание для дизайнеров и архитекторов, где прописаны требования сотрудников к рабочему пространству.
Дизайн-принципы гибки с точки зрения финансов и оставляют места для фантазии дизайнерам. Например, в дизайн-принципах может быть прописано, что для организации индивидуального пространства нужны передвижные перегородки.
Дизайнеры могут подобрать под бюджет как копеечные перегородки, так и перегородки из материалов подороже.
Когда дизайн-принципы сформулированы и приведены должным образом в жизнь, пространство само подстегивает работать продуктивно и в удовольствие. Такое пространство становится помощником для руководителей и другом для сотрудников.
Эта часть статьи состоит из историй со счастливым концом из жизни компаний, где сотрудники задумались о своем пространстве и изменили ситуацию. Все истории имели место быть в международной практике фасилитаторов в России, Украине, Германии, но из-за конфиденциальности проектов названия компаний не упомянуты.
История о гордости и продажах
«Мы делаем крутые проекты, так почему бы нам не только сдавать их в архив, но и использовать их мотивы, чтобы оформить входную группу офиса? — предложили руководители проектов. — Мы хотим гордиться своими успехами». Сказано — сделано.
На стены наклеили постеры проектов, повесили благодарственные письма, написали вдохновляющие цитаты из миссии компании, поставили макеты и образцы материалов. Все это оживило официальную входную группу.
Нововведением с выгодой воспользовались сотрудники отдела продаж. Прежде они не приглашали к себе клиентов, а сами ездили к ним, и перед встречей готовились: собирали образцы, рекламные материалы, портфолио.
Теперь клиентов они приглашают к себе и вдохновляют входной группой. Продавать услуги оказалось проще, показывая материалы и портфолио у себя, чем с большим чемоданом ездить к клиентам. «Свои стены помогают убеждать», — говорят довольные сейл-менеджеры.
История об уединении
Девушка проджект-менеджер сидит в оупен-спейсе. Она общается с коллегами вживую и через электронную почту. «У меня высокая ответственность за принятые решения, и каждое письмо я составляю так, чтобы его корректно поняли.
Но в оупен-спейсе меня все время отвлекают, я не могу сосредоточиться на тексте, и моя работа замедляется», — рассказала проджект-менеджер.
Сотрудница отдела продаж занимается составлением смет на услуги компании и сидит по соседству с отделом, где совершают холодные звонки. Она переживала: «Смета — дело серьезное, требует внимательности, а рядом десять человек одновременно говорят по телефону.
Я боюсь, что могу ошибиться». Руководитель отдела поставок, когда звонит поставщик или клиент, идет в свою машину, чтобы пообщаться спокойно. «И еще я не хочу быть услышанным», — объяснил он.
Для всех троих героев решением стали индивидуальные зоны. Для проджект-менеджера — передвижные перегородки, которыми она может на время закрыться от всех и сконцентрироваться на письмах.
Для сотрудницы отдела продаж — место, где не слышны разговоры.
Для руководителя отдела поставок — офисная звуконепроницаемая телефонная будка.
История о коммуникациях
Сотрудники компании с уникальной культурой коммуникации, которую построили и продолжают строить руководители, не обнаружили отражения своей уникальности в планировке и дизайне офиса. А ведь именно за это преимущество их выделили иностранные инвесторы.
Еще сотрудники хотели тратить меньше времени на получение новостей о событиях в компании. Когда они поняли свои потребности, они придумали обустроить пространство так, чтобы сообщения распространялись быстро и доступно для всех.
Центром коммуникации стала кухня со стеной новостей. Кухню переоборудовали так, что она превратилась в удобное пространство для общения и проведения праздников, которые так любят в этой компании.
Кроме того, сотрудники сообщили фасилитаторам, что им хочется больше прозрачности в межличностных отношениях. Поэтому были придуманы темные комнаты, где можно высказать коллеге свое мнение, не глядя в глаза.
История о свежем воздухе
Во время воркшопа сотрудники с удивлением нашли сокровище прямо у себя под носом. Их офис находится на последнем этаже здания.
И хотя у администратора компании есть ключ от лестницы на крышу, до этого сотрудники выходили на нее только для того, чтобы посмотреть салют.
Сейчас они планируют поставить на крыше теннисный стол, оборудовать зону для медитации и проводить под открытым небом семинары и лекции. В офисе решено завести кошку и поставить растения в горшках.
Такие идеи родились после того, как выяснилось, что обитателям этого офиса хотелось бы получать больше свежего воздуха и общаться с природой.
История о прозрачности
Несмотря на распахнутую настежь дверь кабинета, директор компании все равно чувствовал себя оторванным от коллектива. «Не хочу, чтобы ощущалась иерархия, но все равно отделен от всех», – сказал он фасилитаторам. Директору важно держать руку на пульсе, чтобы каждый сотрудник легко мог к нему обратиться с вопросом или за поддержкой.
Как решили проблему директора? Обустроили ему рабочее место на пересечении всех путей коммуникации в середине офиса.
И теперь он в курсе всех событий, знает, что происходит в компании и кому нужна поддержка.
Исследователи Школы дизайн-мышления Хассо Платтнера в Потсдаме изучили офисы компаний и пришли к выводу, что пространство может выполнять одну или несколько функций:
- Пространство-фасилитатор помогает переключаться между режимами работы. Например, одно помещение для мозговых штурмов. Во втором достаточно места, чтобы подвигаться, размять тело или поработать стоя. В третьем удобно проводить рефлексию в кругу.
- Пространство-провайдер структурирует рабочий процесс и поддерживает порядок. Например, документы, материалы, книги, нужные для работы над проектом, структурированы и рассортированы по полочкам, архивам, библиотекам.
- Пространство-коммуникатор доносит актуальные сообщения. Это цитаты, плакаты, постеры. Пример — поликлиника, где по стенам развешаны плакаты про здоровый образ жизни.
Темой пространства в бизнес-организациях занимаются не только исследователи Потсдама, но и Стэнфорда. Они публикуют схожие выводы о том, что старая парадигма организации офиса себя изжила.
С новыми компаниями, бизнес-моделями и структурами организации приходит новый взгляд на пространство, как на ценный ресурс. И вместе с тем приходит понимание, что когда пространство не работает на компанию, оно работает против нее.
Офис перестает быть коробкой, в которой сидят сотрудники и руководство. Он становится инструментом, заточенным под процессы и культуру конкретной компании, и для этого уже недостаточно нанять архитекторов-дизайнеров, воплотить принятый руководством дизайн-проект пространства и запустить туда сотрудников.
Чтобы офис стал инструментом, необходимо вовлечь сотрудников в дизайн-процесс, помочь им понять свои потребности, придумать и подтвердить идеи и сформулировать дизайн-принципы. Дизайн-принципы поставят перед дизайнерами и архитекторами задачи, которые должно решать пространство.
Когда пространство закрывает реальные потребности, тогда деньги и время, потраченные на его обустройство, окупаются продуктивной работой сотрудников. А сотрудники чувствуют эмоциональную привязку к офису, видя воплощение своих идей.
На фото Анны Плосконос прототип рабочего пространства, созданный с помощью игрушечного конструктора
6 0 55 4
