До недавнего времени Константин Чебыкин считал самым простым способом вести дела — рисовать таблицы и отправлять письма. Оказалось, что есть способ удобнее.
Смена работы в 2013 году подтолкнула меня пересмотреть взгляды на управление. Я возглавил отдел маркетинга компании по производству косметики и продуктов гигиены полости рта «Орбита СП».
Отдел небольшой — всего четыре человека. Зато проекты, а особенно подготовка к ним, длятся по полгода.
В прежние годы управлять проектами и контролировать менеджеров помогала программа Excel. Но со временем таблицы разрастаются до невероятных размеров.
Связывать их между собой все сложнее. Да и не любые данные в таблицы запишешь.
Летом 2013 года я решил переломить ситуацию: стал испытывать облачные системы управления проектами. Редко когда испытание длилось дольше трех месяцев.
Сервисы «отваливались» один за другим, потому что оказывались неудобными и отнимающими слишком много сил у меня и сотрудников.
Дольше всех держится система TeamBridge, которую испытываю до сих пор. Ее простота, которая в начале казалась бедностью, заставила меня пересмотреть требования к системам управления проектами.
Спецпредложение только для участников Сообщества E-xecutive.ru! Используйте все возможности TeamBridge три месяца бесплатно.
Активируйте предложение до 15 августа 2014 года.
Регистрируйтесь в акции по этой ссылке.
1. SaaS
Облачность стала одним из главных критериев выбора системы управления проектами по двум причинам. Во-первых, среди облачных решений чаще встречаются сервисы с бесплатным пробным периодом или даже полностью бесплатные версии.
В TeamBridge все функции бесплатны, если подключать не более пяти сотрудников. Во-вторых, IT-шники — люди осторожные, надо пройти через кучу согласований, чтобы что-то установить.
Облачные сервисы можно пробовать, не привлекая IT-специалистов.
Запустил браузер и работаешь.
2. Простота интерфейса
Система, которую я испытывал до TeamBridge, «отвалилась» из-за своей сложности. Там можно было строить сложную иерархию подчиненности, структуру отдела, создавать любые отчеты.
Но без специального образования лично мне эти отчеты сформировать не удалось, хотя в 1С я свободно работаю с консолью задач, в HTML разбираюсь.
Система должна быть интуитивно понятной, чтобы сотрудники легко в ней разобрались. Поначалу мне хотелось добавить в TeamBridge многие возможности из прошлых систем: холодные звонки, готовых клиентов, отказы и многое другое.
Получилась бы своеобразная CRM. Однако главный враг CRM систем — людская лень. Системы управления проектами, как TeamBridge, устроены проще, в них зашиты только главные функции
Допустим, сейчас у меня есть ощущение, что мне не хватает в TeamBridge структуры подчиненности. Вроде бы, эта функция нужна.
Для крупных компаний с несколькими отделами — так уж точно. Но ее в системе нет, и на данный момент мне это не мешает.
3. Быстродействие
Как ни крути, любые интернет-страницы загружаются с задержкой. Если задержка длится полсекунды, то это еще хорошо.
Если три секунды, то это начинает раздражать и замедлять работу.
Особенно, если нужно оперативно передвигаться от таблицы к таблице в работе с текущими клиентами и холодными звонками.
Система TeamBridge в этом смысле комфортна — работает быстро, особенно после выхода в середине 2014 года версии 2.0 на новом движке. Разработчики TeamBridge, как они пишут в своем блоге, переписали весь код системы.
То есть, это абсолютно новая система.
В ней разработчики сделали ставку на быстродействие, простоту и удобство ввода информации.Например, отказались от всплывающих форм и окнон, дали возможность редактировать данные в окне просмотра.
4. Мобильность
Для тех, кто часто находится в разъездах и работает вне офиса, чрезвычайно важно удобство работы с системой через смартфон. В принципе, со смартфона открывается любой сайт, и все же намного комфортнее, когда у сервиса есть отдельное приложение.
Появляются новые возможности, например, уведомления. Об этом подробнее расскажу чуть дальше.
Сейчас отмечу, что значительный плюс TeamBridge в том, что у сервиса такое мобильное приложение есть.
Приступить к работе просто: открыл браузер, ввел логин и пароль. На первых порах главное — разобраться в системе самому и помочь разобраться коллегам.
Мои первые вопросы в службу технической поддержки TeamBridge звучали примерно так: «А где эта кнопка?», «А как это сделать?». Ответы, как оказывается, лежали на поверхности.
Привыкаешь быстро.
На обучение сотрудников ушло два-три дня. Еще неделю обсуждали мелкие детали по ходу выполнения задач.
Для сотрудников это не первая система, они знают ее предназначение, поэтому восприняли новинку адекватно. Главное — объяснить людям, зачем она нужна и что работать в системе удобнее, чем в той же Excel.
Система делится на два пространства — рабочее и личное. С рабочим все понятно, тут ведутся проекты компании.
В личном предлагается размещать задачи, не связанные с работой.
Меня такое разделение сначала смутило, потому что не было очевидно, как две сущности между собой переплетаются. В любом случае, об использовании личного пространства я подумаю после добавления возможности синхронизации с календарем Google.
Управление проектами в строительстве на базе ISO 21500, MS Project и Excel часть 2
Потому что все личные дела я планирую там. Дублировать не хочется.
Сейчас разработчики как раз добавляют эту функцию в обновленный движок системы.
Так что долго ждать не придется.
1. Лента событий и уведомлений
Здесь отображаются изменения по проекту. Пользуюсь этой областью, чтобы что-то не упустить.
Возможно, фильтры чуть облегчили бы просмотр.
Список дел (в том числе и горящих) всегда отображается на верхней панели, что меня полностью устраивает.
2. Задачи
Проекты я вношу задачами и подзадачами. Это удобно.
Единственное, хотелось бы еще видеть функцию «выполнение с подтверждением». Допустим, сотрудник выполняет задачу.
Но хорошо ли? Мне надо проверить и только тогда утвердить, что задача выполнена.
Пока для этого приходится пользоваться комментариями к задачам.
Если сравнивать внесение задач в TeamBridge с другими системами, то бросается в глаза, опять же, простота. Здесь для добавления задачи не надо создавать нового контрагента, его контакты, телефон, дату рождения и прочие данные.
Эти поля даже не появляются у вас перед глазами. Все это можно заполнить позже.
Кому-то такой подход покажется менее структурным, но зато так проще, и это работает.
3. Календарь
Внесенная задача автоматически добавляется во внутренний календарь. Задачи можно создавать прямо из календаря.
Как уже говорил, я жду добавления возможности синхронизировать TeamBridge с календарем Google, потому что вести еще один календарь — тяжело.
4. Гостевой доступ
Приглашать клиентов и партнеров в TeamBridge я начну после 100% обкатки системы. Какой бы удобной и простой система ни была, она должна пройти испытание временем.
После этого буду пользоваться специфическими возможностями.
5. Уведомления
Система уведомлений в TeamBridge работает через e-mail. Любое событие, которое касается лично вас, сопровождается письмом на электронную почту.
Такая схема довольно привычна.
В одной из предыдущих систем управления проектами я замечал возможность управлять задачами, добавлять комментарии и совершать прочие действия прямо из почты. Я этим не пользоваться.
Это к слову о лишнем функционале.
В TeamBridge все проще.
6. Обсуждения
Обсуждениями пользуюсь вне проекта, где нет определенного исполнителя. Уведомление о новых сообщениях приходит тем же письмом в электронную почту, поэтому дискутировать исключительно с помощью сервиса пока не получается.
Однако все может измениться, если доработается мобильное приложение.
7. Мобильное приложение
Десктопной версией TeamBridge и мобильным приложением пользуюсь 50 на 50. Со смартфона просматриваю задачи, участвую в обсуждениях и добавляю комментарии к задачам.
Задачи создаю всегда с десктопа. Просто не было необходимости создавать задачи в пути.
Жду, когда разработчики добавят в приложение уведомления, как у соцсетей или почтовых клиентов: появилось что-то для меня, и выскакивает оповещение «У вас новое задание» или «У вас новое обсуждение». Потому что порой забываешь зайти в приложение и нажать «обновить».
Тогда можно будет почтой не пользоваться.
8. Файлы и документы
Как облачным диском TeamBridge не пользуюсь, а вот прикладывать документы к задачам — удобно. Чаще всего это текстовые документы, поэтому 5 Гб, которые даются бесплатно, мне хватит надолго.
Система управления проектами TeamBridge на первый взгляд слишком простая. И это только на первый взгляд.
За небольшим набором полей и функций кроется серьезный инструмент для управленца.
Вы можете успешнее распространять информацию между участниками проекта, контролировать сотрудников (и самого себя), собирать статистику по проекту, чтобы выявлять причины отказов клиентов и детальнее понимать воронку продаж.
Система TeamBridge однозначно будет развиваться. Я вижу, что разработчики прислушиваются к пожеланиям и быстро вносят улучшения.
Если у мобильного приложения появится система уведомлений, если добавится синхронизация с календарем Google и возможность проверять выполненные задачи, то систему ждет еще больший успех. Потому что уже сейчас сервис обладает всем тем, что нужно для успешной работы, — он облачный, быстрый, простой и мобильный.
Даже платная версия продукта стоит сравнительно недорого. Всего 100 руб. за пользователя в месяц.
Большинство предприятий используют 1С.
Это недешевый продукт. Когда есть понимание, что система приносит пользу, то, каких бы денег она ни стоила, ее покупают.
Тем более если говорить о демократичной цене TeamBridge.
Что касается меня, если за ближайший год система TeamBridge приживется, будет успешна, тогда можно будет расширять ее на другие отделы. Возможно, и на все предприятие.
«Орбита СП» специализируется на контрактном производстве косметики и средств гигиены. С 2000 года у компании есть собственный завод в Кирово-Чепецке.
Компания входит в холдинг «СЕНТ» — это крупнейший дистрибьютор косметики и парфюмерии Кировской области.
Контрактное производство подразумевает, что продукция выпускается не под своим брендом, а под брендом клиентов. Это кремы для лица, рук, ног.
Шампуни, бальзамы, роликовые дезодоранты, зубная паста, ополаскиватели полости рта.
Главные клиенты — крупные дистрибьюторы, производители и федеральные сети. Долгое время сотрудничали с компанией Splat.
Производим освежители для рта ROCS.
Зубную пасту для космонавтов RemarsGel. И много чего еще.
Каждый клиент — это разработка рецептур, подготовка образцов, согласование составов, цена, доработка образцов. Ассортимент обычно по 10-15 наименований.
Каждый продукт новый. То есть, недостаточно просто переклеить этикетку. Нужно продумать все детали.
Поэтому проекты долгие. Когда мы все согласовали, отдел контрактного производства перенимает у нас клиентов и ведет в производство.
Само производство я пока в систему управления проектами не подключаю. TeamBridge я пользуюсь для координации своего отдела, чтобы видеть: кто из менеджеров на какой стадии находится, где застревает проект, в чем проблема, стоит ли в мне вмешиваться.
Другими словами, система нужна, чтобы у меня была оперативная информация под рукой.
Вторая площадка для тестирования – это некоммерческая организация «Клуб маркетологов Кировской области» при Вятской торгово-промышленной палате.
Клуб маркетологов был организован в 2007 году, чтобы у маркетологи и собственники бизнеса Кирова и области смогли делиться опытом и обсуждать насущные вопросы на профессиональном языке. Для этого проводятся ежемесячные встречи с участием известных в сфере маркетинга личностей, решаются кейсы компаний участников.
Клуб активно участвует в жизни города. Например, мы обновляли рекламные кампании «Покупай ВЯТСКОЕ!», «Раскрасим город в Дымку» и другие.
Для координирования действий такой организацией, да к тому же в условиях удаленности друг от друга членов актива (органа самоуправления клуба), система управления проектами просто необходима. TeamBridge и здесь пришелся как нельзя кстати.
- Простота
- Мобильное приложение
- Достаточность функционала
- Нет уведомлений в мобильном приложении
- Нет системы подчиненности
- Нет подтверждения выполнения задач
Спецпредложение только для участников Сообщества E-xecutive.ru! Используйте все возможности TeamBridge три месяца бесплатно.
Активируйте предложение до 31 июля 2014 года.
Регистрируйтесь в акции по этой ссылке.
Константин Чебыкин, руководитель отдела маркетинга и продаж «Орбита СП»
