У вашей компании нет корпоративного портала? Думаете, его внедрение – сложный длительный процесс и пустая трата денег?
Как из большой записной книжки сделать внутренний сайт инновационным средством организации бизнес-процессов, читайте в статье.
Корпоративный портал как средство для хранения и быстрого обмена информацией между сотрудниками становится все более востребованным. Первоначальным назначением корпоративных порталов было создание «внутреннего» сайта организации с нешироким спектром возможностей: публикация новостей, описание структуры компании, создание общей базы документов и файлов, телефонного справочника, проведение опросов и голосований.
Многие корпоративные порталы до сих пор ограничиваются подобными параметрами, в то время как компании, работающие на перспективу, берут на вооружение современное программное обеспечение. Оно открывает не только новые возможности взаимодействия внутри компании, но и дает ряд действенных инструментов для управления бизнесом.
Развитие корпоративного портала
Современный корпоративный портал представляет собой программный продукт, который ориентирован на выполнение различных задач: управление взаимоотношениями с клиентами (CRM-система), управление проектами, контроль исполнения, полноценный электронный документооборот, стратегическое и оперативное планирование деятельности компании.
Для многих компаний внедрение корпоративного портала ассоциируется со сложным, дорогим и долгим процессом. Однако на российском рынке появляются предложения уже готовых систем: в массовом и доступном продукте появились решения, ранее характерные только для сложных корпоративных систем.
Из простой информационной системы, которая служила только архивом или базой данных предприятия (своего рода «большой записной книжкой» компании), современный корпоративный портал преобразовался в совершенно инновационный продукт. Он стал средством организации бизнес-процессов, методом донесения указаний и задач, инструментом постановки и контроля достижения долгосрочных целей компании, оперативного управления бизнесом.
Среди таких продвинутых и доступных решений можно выделить систему управления бизнесом А2Б. Перечислим пять наиболее востребованных из 12 модулей системы.
Модуль «Клиенты» – встроенная CRM-система управления клиентскими взаимоотношениями. Руководители подразделений и директор компании могут отслеживать активность работы отдела продаж и историю работы с каждым заказчиком.
Модуль позволяет планировать встречи, назначать звонки и вести полноценную работу с любым количеством клиентов.
Модуль «Проекты» полезен для компаний с преимущественно проектной деятельностью, а также для организаций смешанного типа. Он позволяет планировать и отслеживать ход проекта в виде классической диаграммы Ганта, формировать бюджет проекта, а также вести обсуждение проекта как внутри компании, так и с внешним заказчиком прямо в системе.
Модуль «Поручения»обеспечивает быструю постановку задач сотрудникам и контроль сроков исполнения. Вся полнота информации о выполнении задач сохраняется внутри системы.
Модуль «Цели» позволяет отследить степень продвижения компании к намеченным перспективам.
Модуль «Планы» – в этом модуле цели разбиты на задачи. По всем задачам определен срок выполнения и расписан пошаговый план действий в виде мероприятий.
В результате каждый день вы и ваши сотрудники четко знаете, что нужно сделать, чтобы поставленные задачи были достигнуты.
Функционал в системе управления бизнесом А2Б подбирается непосредственно под запрос компании. Корпоративный портал также позволяет генерировать различного вида отчеты внутри системы по многим показателям.
Локальные и облачные корпоративные порталы
Современные корпоративные порталы доступны заказчику в двух вариантах: локальные и облачные. Каждый имеет свои особенности и преимущества.
Корпоративный фильм \
Локальный подход на сегодняшний день использует большая часть российского среднего бизнеса: по-прежнему многие компании предпочитают хранить нужные для бизнеса данные на собственных серверах.
Вместе с тем тренд последних лет – облачные технологии – отразился на сегменте корпоративных порталов. Преимуществом облачных решений является снижение затрат на внедрение и обслуживание программного обеспечения и всей ИТ-инфраструктуры компании, а также возможность доступа к рабочей информации из любой точки мира.
При наличии интернета и браузера на любом современном устройстве можно полноценно вести свою обычную рабочую деятельность.
Пока предпочтение облачным технологиям отдает меньшая часть российских компаний. Однако практика показывает, что процент таких компаний неуклонно растет, а эксперты в один голос твердят, что будущее именно за удаленными рабочими местами.
Облако или локальная версия – однозначного решения здесь нет. Все зависит от готовности бизнеса выносить корпоративную информацию во внешнюю среду, от сложности интеграции различных корпоративных систем, пропускной способности корпоративной сети, существующих в компании требований защиты информации и т.д.
Оба подхода – и облачный, и локальный – имеют свою актуальность для разных бизнесов, и оба могут эффективно применяться в корпоративных порталах. Поэтому современные системы ведения бизнеса предлагают оба варианта обслуживания клиентов, а также позволяют использовать их гибридное сочетание.
Ценность корпоративного портала для современного руководителя
Главной ценностью использования корпоративного портала для любого бизнеса является скорость получения информации о реальном ходе дел в организации, быстрота донесения важных сведений и указаний до сотрудников, быстрое получение обратной связи от них, а также возможность создать единое информационное пространство.
Возможность отказаться от тонн бумажных записей, сотен и тысяч папок, сложностей и недопонимания в вопросах координации сотрудников между собой заставляет все чаще задумываться о выборе подходящих инструментов. Управление персоналом становится простым – в том числе управление удаленными сотрудниками.
Все это и многие другие важнейшие параметры развития бизнеса легко отслеживаются, контролируются и корректируются в режиме онлайн, а достоверность данных обеспечивается надежным программным обеспечением и качественной проработкой отдельных модулей корпоративного портала.
На сегодняшний день возможности портальной системы А2Б отвечают запросам и бюджету самых разных компаний.
Для крупных, распределенных организаций с несколькими сотнями и тысячами пользователей, а также для среднего бизнеса наиболее оптимальной будет локальная версия продукта. Она позволяет обеспечить интеграцию с используемыми бизнес-приложениями и информационными ресурсами, а также производить индивидуальную доработку портала под нужды заказчика.
Большинство компаний малого бизнеса использует облачную версию. Полный набор модулей может быть избыточным, поэтому эти компании выбирают отдельные модули, направленные на решение конкретных бизнес-задач.
Пример практических решений
Кейс первый
Компания Х – территориально распределенная крупная производственная компания, занимающаяся разработкой и внедрением сложных технологических продуктов на заводах. На рынке компания работает более 8 лет.
Количество сотрудников – около 700 по всей России.
Значительная часть персонала получает задачи от своих руководителей удаленно (задачи на разработку продуктов, их техническое описание).
Результат после десяти месяцев использования корпоративного портала А2Б:
- на 34% сократилось время обсуждения деталей новых и существующих проектов;
- на 48% снизилось количество задач, выполненных с нарушением сроков;
- оптимизация рабочего план-графика выполнения проектов позволила высвободить 15% рабочего времени ключевого персонала.
Кейс второй
Компания Y – компания малого бизнеса по продаже и монтажу сантехнического и вентиляционного оборудования. Компания работает на рынке около двух лет, количество сотрудников не превышает 30 человек.
Результаты по итогам двух месяцев использования системы контроля выполнения поручений, CRM и системы управления проектами:
- создание единой базы заявок, быстрое обновление информации, мониторинг действий всех менеджеров в режиме онлайн;
- упорядочивание базы клиентов, систематизация информации обо всех существующих и новых заказчиках;
- руководитель бизнеса получил возможность объективного контроля за процессами продаж и обслуживания;
- доходы компании стали прогнозируемы, а отчеты в CRM позволили снизить временные затраты руководителя на анализ и выстраивание прогнозов развития бизнеса;
- стал эффективнее процесс создания план-графиков работ и бюджетирования проектов;
- результативность сотрудников, по оценкам руководителя компании, значительно повысилась.
Какие выводы можно сделать?
Заметен нарастающий интерес отечественных компаний в корпоративных порталах как в локальной, так и в облачной версии. Это приводит к качественному развитию бизнеса, прозрачным процессам управления компанией и общему повышению эффективности.
Использование корпоративных порталов становится актуальным с ростом бизнеса и дает преимущества в острой конкурентной борьбе.
Протестировать корпоративный портал А2Б можно бесплатно в течение 30 дней.
Рекламный материал
