Не секрет, что в настоящее время основная масса российских предприятий строит свои корпоративные информационные системы (КИС) на основе имеющихся на рынке готовых (иначе говоря, тиражных) программных продуктов. Выбор системы, который чаще всего осуществляется на основе тендера, — это сам по себе очень интересный момент.
Разработка тендерной документации — предмет отдельного объёмного исследования. Впрочем, заниматься этим представителю фирмы — разработчика делового ПО «не по чину».
Писать об этом должен не тот, кого выбирают, а тот, кто выбирает.
Поэтому в данной статье я остановлюсь на том, что происходит уже потом, после покупки системы.
Игорь Якобсон, к. т. н.
Компания «Компас» (СПб)
источник http://www.termika.ru
В тот момент, когда предприятие, завершив тендер, приобретает тиражный вариант КИС, оно оказывается лишь на полпути к заветной цели. Чтобы купленное ПО можно было использовать, его нужно внедрить, а это вовсе не такой лёгкий и простой процесс, как считают некоторые руководители.
Очень часто приходится сталкиваться с тем, что директор обращается к своим подчинённым со словами: «Я вам купил все программы, они установлены на компьютеры, а никакого эффекта что-то не вижу». Впрочем, такой подход даже радует, если сравнивать с ситуацией 5-10-летней давности.
Тогда можно было услышать даже: «Я же вам компьютеры уже купил, почему ничего не изменилось? Почему баланс сводите вручную?».
В общем, компьютерная грамотность руководящего звена за эти годы выросла существенно! О том, что компьютер без программ — просто кусок железа, оно уже знает.
Справедливости ради стоит сказать, что подобные слова редко можно услышать от высших менеджеров крупных промышленных предприятий, которые ещё в советскую эпоху «вкусили» от АСУ на больших ЭВМ. Их понимание проблемы гораздо ближе к подходу западных руководителей, имеющих богатый опыт автоматизации управления предприятием.
В результате даже замена КИС на новую версию той же системы на солидном американском предприятии является крупным проектом на один-полтора календарных года, а уж о количестве затраченных человеко-лет и говорить не будем.
Слово «проект» является очень удачным для понимания ситуации, поэтому в дальнейшем так и будем говорить: «проект внедрения ПО».
В любой уважающей себя консалтинговой фирме (а почти все разработчики делового ПО в России тоже имеют консалтинговые подразделения) разработана своя методика внедрения КИС, типовые учебные курсы, шаблоны предпроектных обследований. Но, поскольку ситуации у всех заказчиков разные, методики эти должны быть достаточно гибкими, позволяющими осуществить выбор наиболее подходящего варианта в каждом конкретном случае.
Сегодня мы попробуем кратко описать одну из таких методик, а именно ту, которая используется в нашей компании «Компас» (СПб).
В общем виде перечень этапов проекта по внедрению КИС выглядит следующим образом.
1. Предпроектное обследование и составление ТЗ.
2. Обучение.
3. Настройка ПО.
4. Опытно-промышленная эксплуатация.
5. Промышленная эксплуатация.
6. Поддержка КИС.
Два последних этапа собственно к внедрению не относятся, к этому времени проект обычно считается завершённым, но так как и эти работы в подавляющем большинстве случаев делаются в тесном сотрудничестве с консультантами, то нельзя их здесь не упомянуть.
Последовательность этапов достаточно условна, часть работ разных этапов может осуществляться параллельно.
Обследование Можно выделить три его разновидности:
— экспресс-обследование (ЭО), которое проводится с целью разработки общих рекомендаций по схеме автоматизации (рекомендации по составу и функциональному наполнению автоматизированных рабочих мест) или на предмет автоматизации одного конкретного бизнес-процесса;
Герои нашего города — Скорая помощь Флоренс. Мультфильмы.
— обследование бизнес-процессов (ОБП), целью которого является выявление и описание всех бизнес-процессов предприятия, с возможными рекомендациями по их оптимизации и реинжинирингу;
— обследование с целью создания технического задания (ТЗ) на доработку ПО (ОТЗД), в процессе которого проводятся сбор детальной информации и постановка задачи для написания ТЗ на доработку КИС в соответствии с требованиями заказчика.
Этап обследования в том или ином виде просто необходим. Я бы даже назвал качество выполнения предпроектного обследования решающим фактором успешного внедрения системы.
В жизни, к сожалению, часто бывает, что заказчик отказывается от него, желая сэкономить деньги.
Так вот это по большей части самообман! В подобном случае обследование исполнителем, как правило, всё равно проводится — либо в неявном виде, либо за счёт (в рамках) других операций (этапов), но его качество может оказаться весьма невысоким, а круг охвата слишком узким для дальнейшего оптимального решения стоящих перед предприятием и исполнителем задач.
Например, один из важнейших вопросов — доработка печатных форм. Если не было предпроектного обследования, то техническое задание на доработку форм составляется в процессе и за счёт часов, отведённых на настройку.
Это, в свою очередь, означает одно из двух: либо настройка становится дороже примерно на ту же сумму, что была сэкономлена на обследовании, либо качество выполнения этапа падает. Или, ещё хуже, может оказаться и то и другое.
Чудес не бывает!
Учёт специфики Почему так происходит? Дело в том, что обычно тиражная КИС предназначена для работы на предприятиях самого разного масштаба и вида деятельности.
Бизнес-процессы, связанные с отраслевой спецификой, в ней, как правило, не учтены. Когда проводится первое внедрение в некоей отрасли А, то за счёт доработок и настроек на свет появляется так называемое отраслевое решение данной КИС (в западных материалах это принято называть «шаблоном»).
Как вы понимаете, второе, третье и т. д. предприятие отрасли А уже получает эти доработки готовенькими на 70-80 %. Таким образом, для них себестоимость проекта резко снижается, хотя это не всегда заметно по стоимости.
Помимо отраслевой существует ещё и индивидуальная специфика каждой компании, предприятия. Она возникает за счёт особенностей исторического развития, в процессе которого складываются индивидуальные формы бизнес-процессов, традиционные отчётные формы, без которых управляющий персонал уже не мыслит своей работы.
Например, если говорить о внедрении подсистемы «Управление персоналом», встречаются огромные различия в методах стимулирования труда и мотивации сотрудников, что зачастую является ноу-хау конкретного отдела труда и заработной платы.
Впрочем, и здесь существует возможность сэкономить на настройках, в том случае, если консалтинговая фирма или разработчик ПО уже работали не просто на предприятиях той же отрасли, а с близкими путями исторического развития. Например, в компании, которая появилась на свет путём «отпочковывания» от вашей или, наоборот, является её «матерью».
Тем не менее осмелимся утверждать, что даже в этом случае на крупном промышленном предприятии какие-нибудь адаптации и (или) настройки понадобятся в 99 % случаев.
Предмет обследования зависит от того, какие задачи поставлены заказчиком, какие подсистемы КИС внедряются, какие бизнес-процессы автоматизируются. Приведём несколько примеров.
В случае подсистемы «Управление персоналом» предметом любого обследования является в первую очередь анализ кодов начисления заработной платы, систем и методов премирования, оформления сдельных нарядов, требуемых отчётных форм. По результатам обследования составляется ТЗ на разработку новых алгоритмов, форм ввода, отчётов, а самое главное — на настройку всех кодов начисления/удержания.
Если в проект входит внедрение бухгалтерской подсистемы, то в процессе обследования готовится, например, План счетов, составляется перечень необходимых аналитических шифров, не предусмотренных в тиражной поставке бухгалтерских отчётов, производится выбор методов финансового анализа и многое другое.
При обследовании предприятия на предмет автоматизации логистики обязательно проводится работа по оптимальному разделению материалов и товаров на иерархические группы, в предприятиях оптовой торговли изучается структура отпускных цен, составляется ТЗ на процедуры их расчёта: например, в зависимости от количества отпускаемого товара или статуса конкретного покупателя и т. п.
Важными моментами обследования при внедрении CRM-системы (взаимодействия и отношений с клиентами) являются анализ алгоритмов взаимодействия всех служб предприятия, разработка перечня статусов действующих и потенциальных клиентов, выявление их существенных характеристик.
Для внедрения подсистемы «Учёт затрат» анализируются принципы и алгоритмы распределения накладных расходов на конкретные шифры затрат пропорционально тем или иным показателям и т. д.
Идеальным вариантом предпроектного обследования является обследование бизнес-процессов. В этом случае бизнес-консультанты помогут совместить внедрение нового ПО с совершенствованием основных бизнес-процессов, дадут рекомендации, как на основе наисовременнейших достижений науки изменить структуру управления предприятием, в том числе предложат новые способы мотивации персонала и системы оплаты и организации труда.
Нам представляется логичным совместить два этих важных момента, каждый из которых в отдельности существенно влияет на жизнь фирмы. Два раза «ломать» труднее, чем один.
