Александра Карепина Консультант, Москва Как не дать хорошему делу споткнуться о «писанину»? Александра Карепина расскажет о слабой стороне общения с клиентами, а именно деловой переписке.
Убираем из писем казенность, лязг металла и безликость «Администрации». У буков тоже есть энергетика.
Александра Карепина
«После общения с вашими сотрудниками тянет кому-нибудь дать в лицо», – мало кому понравится такой отзыв в свой адрес. Торговое предприятие, страховая компания, банк, электрические или газовые сети, коммунальщики, госорганы… Работа с «массами», в B2B или в B2C, обязательно предполагает сложные разбирательства, споры, постоянно перетекающие в препирательства и разборки.
«Равнодушные бездельники!» «Хамы!» «Чинуши!». Руководство не выдерживает потока критики – и заказывает для своих работников тренинг клиентоориентированности.
Разрабатывает соответствующую программу, внедряет новые процедуры, приобретает «человеческое лицо». Но зачастую только в личном общении!
Мы приходим в отдел обслуживания. Мы звоним.
С нами говорят вежливо и обстоятельно, к нашим доводам прислушиваются, нам демонстрируют внимание и уважение. Мы говорим: «Ну вот, они вовсе не хамы, а чуткие душевные люди».
Бинго!
Результат есть.
Мы пишем запрос, просьбу, претензию. Получаем ответы. Отказы. Разъяснения.
От каждого полученного письма веет холодом.
За каждым словом слышится лязг металла. Мы понимаем, что нам противостоит бездушная машина, которая раздавит и не заметит.
Никто нас не любит.
Не ценит. Все осталось, как было. Елки, ну как же так?
«На Ваше письмо о возможности предоставления отсрочки сообщаем, что указанная отсрочка предоставлена быть не может. ЗАО «Клиент» в настоящее время пользуется максимально выгодными условиями финансирования, и дальнейшее улучшение этих условий представляется ООО «Финансист» нецелесообразным.
Надеемся на продолжение сотрудничества».
«В ответ на заявление о фактах причинения вреда здоровью, якобы имевших место по вине ООО «Компания», сообщаем, что указанное заявление отклонено. Описанные симптомы никак не связаны с деятельностью ООО «Компания», и не могут служить основанием для предъявления претензий, в связи с чем ООО «Компания» считает вопрос закрытым»…
Если вдуматься, все логично. Чтобы стать клиентоориентированной компанией, нужны, по большому счету, три вещи:
- объяснить сотрудникам, как нужно относиться к клиенту;
- убедить их, что это действительно необходимо – причем не только начальству;
- научить это правильное отношение правильно демонстрировать.
На хорошем тренинге клиентоориентированности первыми двумя пунктами занимаются обязательно. Пункт 3, как правило, тоже прорабатывают – в ролевых играх, упражнениях, имитациях, – но для общения в операционном зале, по телефону.
Александра Карепина. Отзыв for Алексей Верлен.
Не для переписки. Никто обычно не несет на тренинг компьютеры, не усаживает участников за претензионную переписку… Но оказывается, что как раз в области написания писем людям может катастрофически не хватать знаний и опыта.
Каждый хоть раз общался с вежливым, внимательным, чутким и уважительным собеседником. Но много ли мы читали вежливых, внимательных, чутких и уважительных официальных и деловых писем?
В том-то и дело, что нет! Откуда мы всю жизнь получали письма?
Из той же налоговой, от коммунальщиков, от некоей вездесущей Администрации, чья подпись стоит под большинством официальных посланий.
То есть из неклиентоориентированных структур без «человеческого лица». Мы привыкли, что так и надо – и чтобы изменить ситуацию, нам теперь приходится объяснять, что бывает и по-другому.
К счастью, при всем многообразии деловых писем, выразительных инструментов, с которыми следует разобраться, немного. В первую очередь на восприятие адресата влияют структура письма и стиль – то, с чего мы начинаем, чем заканчиваем, и насколько формально-казенные фразы используем в тексте.
Вот как изменится уже знакомый нам категоричный отказ, если выстроить текст немного иначе – и снизить уровень «официоза».
|
Сочувствие |
Уважаемая Ольга Максимовна! Мы получили Ваше письмо и хотим выразить сожаление в связи с ухудшением состояния Вашего здоровья – и здоровья Ваших соседей, проживающих вблизи производственных объектов ООО «Компания». |
|
Внимание |
Понимая важность описанной в письме ситуации, мы передали всю предоставленную Вами информацию экспертам Института проблем здоровья РАН и получили от них следующее заключение. |
|
Обоснование |
Все производственные процессы на предприятиях ООО «Компания» соответствуют самому строгому на сегодня экостандарту. В производстве не используются агрессивные, ядовитые или сильнодействующие вещества. Работа оборудования «Компании» не создает вредных для человека шумов и вибраций. За все время работы на территории ООО «Компания» не было нештатных или аварийных ситуаций, способных привести к загрязнению окружающей территории. Таким образом, экспертам не удалось выявить в деятельности нашей компании причин, способных отрицательно повлиять на здоровье человека. |
|
Шаг навстречу |
Тем не менее, мы понимаем, что соседство с промышленным предприятием может вызывать у жителей опасения. Поэтому в ближайшее время мы планируем открыть в компании горячую линию, на которую можно будет круглосуточно обратиться за разъяснениями и ответами на вопросы о безопасности нашего производства. |
|
Позитивное заключение |
Благодарим Вас за обращение. Надеемся, что ухудшение Вашего самочувствия было временным – и искренне желаем Вам и Вашим соседям здоровья. |
Отсутствие «негатива» в начале и концовке письма, демонстрация внимания, готовность объяснить ситуацию и пойти адресату навстречу, более «человечный» слог. Даже таких несложных вещей будет достаточно, чтобы сделать наше письмо более «клиентоориентированным».
Как же внедрять эти несложные вещи в жизнь? Основных направлений два.
Сотрудников можно учить – и обеспечивать качественными образцами, шаблонами, заготовками. Обучение позволит понимать, что в какой ситуации требуется – а наличие заготовок даст возможность не изобретать всякий раз новый велосипед.
Собственно, заготовки могут выглядеть, как приведенная выше таблица. Понимая, в чем смысл каждого блока, работник компании сможет подставить в текст соответствующие факты – а то, что не подойдет, попросту удалить.
Конечно, мне могут возразить: если эти мерзавцы из ООО «Компания» и впрямь загрязняют окружающую среду, прикрываясь при этом вежливыми письмами, никакие приемы им не помогут. Верно – только мы не об этом.
Мы с вами о случаях, когда компания в самом деле старается повернуться к людям лицом, и ей нужны для этого правильные выразительные средства. Тогда вот они, эти средства – достаточно ими воспользоваться.
Ну а если компания не старается, это, согласитесь, уже другая история…
