Жанна Курманалинова Аналитик, Алматы
Насколько точно и быстро выполняют ваши сотрудники поручения руководства? Определить это можно по простой формуле.
Сколько поручений вы выдали своим подчиненным во время последней рабочей недели? Какие мероприятия должны были быть выполнены до конца минувшего года?
Подготовили ли ваши сотрудники ответ на важное письмо из министерства? Корпоративное управление в эффективно управляемых компаниях включает мониторинг системы исполнительской дисциплины, которая должна отвечать на данные вопросы и существенно облегчать переполненную различной информацией голову руководителя.
В работе с любой задачей можно выделить две составляющие:
- Постановку задачи (разграничить ответственность, наделить сотрудников полномочиями).
- Организационный контроль.
Организационный контроль подразумевает ряд действий: дозвониться до исполнителя, выяснить статус задачи, выяснить причины, по которым она не выполнена вовремя, если есть необходимость выделить на нее дополнительное время. «Нашему человеку» мало поставить задачу и ждать ее исполнения – в этом солидарны ведущие эксперты в области бизнес-управления на постсоветском пространстве. Его нужно вовремя проконтролировать, и «волшебный пендель» еще никто не отменял.
Но напоминать о необходимости исполнения того или иного поручения/мероприятия должна система, а не руководитель. Кроме того, такая система с конкретными цифрами и данными дает реальную, а не «инстинктивную» оценку уровня исполнительности сотрудника.
Чтобы построить систему оценки исполнительской дисциплины, нужно определить ее составляющие, параметры, которые будут при этом оцениваться.
Для комплексной оценки как годовых приоритетов, так и разовых задач предлагаются следующие параметры:
- Исполнение годового плана мероприятий (декомпозиция стратегического дерева целей на конкретные мероприятия, со сроками начала и завершения работ).
- Исполнение поручений совещательных площадок компании (например, комитетов и планерок).
- Исполнение поручений по внешней входящей корреспонденции (важный приоритет для компаний с высокой стоимостью репутационных рисков).
Кроме данных параметров, возможно определить и дополнительные, учитывая специфику бизнеса компании. Например, исполнение дополнительных поручений генерального или исполнительного директора.
Учет всех мероприятий, поручений, задач необходимо осуществлять максимально прозрачно и по возможности с использованием программных продуктов: Lotus Notes, Microsoft Outlook, SharePoint и др. Но при этом администрирование, конечно, стоит предоставить человеческому разуму.
Автоматизация данного вопроса – это уже отдельная тема. Сейчас же поговорим о логике и методике расчета.
В качестве отчетного периода, результаты которого следует контролировать, рекомендуется месяц, как вариант – квартал. Каждое мероприятие/задача/поручение закрывается по итогам отчетного периода с присвоением соответствующего статуса:
- Исполнено. Присваивается коэффициент 1.
- Исполнено с нарушением срока. Присваивается коэффициент 0,5.
- Не исполнено. Присваивается коэффициент 0
И расчет показателя исполнительской дисциплины (% ИД) каждого сотрудника осуществляется по простой формуле:
% ИД = (Количество исполненных задач х Коэффициент 1 ) + (Количество задач с нарушением срока х Коэффициент 0,5) + (Количество неисполненных задач х Коэффициент 0) / Общее количество задач необходимых к закрытию в отчетном периоде х 100%
Пример:
- Всего контролируется: 10 поручений, мероприятий, писем.
- Исполнено: 5.
- Исполнено с нарушением сроков: 3
- Не исполнено: 2.
- %ИД = (5 х 1 + 3 х 0,5 + 2 х 0) /10 х 100% = 50%.
В данном примере приоритет у всех задач (мероприятие/поручение/письмо) одинаковый, на начальном этапе внедрения оценки нет смысла усложнять расчет. Но при дальнейшем развитии системы есть варианты по присвоению разных задачам степени приоритетности и дополнительных коэффициентов.
На подготовительном этапе внедрения данной системы следует провести контрольную оценку готовности секретариата и понять механизмы консолидации сводной информации по статусу исполнения задач.
Персонал должен быть ознакомлен с методикой, понимать, из чего сложится итоговая оценка.
Сводные рейтинги по исполнительской дисциплине озвучиваются на общих собраниях/комитетах, публикуются на корпоративных порталах.
Не следует торопиться наказывать рублем исполнителей, получивших низкую оценку. Практика показывает, что уже сам факт обнародования подобных рейтингов по исполнительской дисциплины может мотивировать сотрудников на своевременное выполнение поставленных задач, заставить отказаться от привычки откладывать в долгий ящик поручения и мероприятия.
Редко кто хочет быть злостным двоечником.
Со временем, после тестирования системы, показатель исполнительской дисциплины возможно включить в бланк целей сотрудника и привязать к нему материальную мотивацию.
887 70 002 0
