Ожидаемый функционал — это один из важных критериев для выбора СЭД.
Проблема выбора системы электронного документооборота для многих банков является актуальной. Чтобы не переплачивать за лишнее или потом не пенять на отсутствие необходимой функции, в процессе выбора СЭД в конкретной организации учитывают множество важных факторов — объем документооборота, производительность системы, ее масштабируемость, возможность кастомизации под потребности банка и т.д.
Перед внедрением СЭД необходимо просчитать риски и в первую очередь оптимизировать бизнес-процессы в банке, подготовить соответствующие регламенты и инструкции.Желательно все эти действия совершать с участием компании,которая будет заниматься внедрением системы.
Общие требования
Оптимальная система документооборота должна сочетать сквозной контроль за документационнои деятельностью в корпоративной структуре с автономностью управленческих процессов в самостоятельных подразделениях. Таким образом, повышается скорость принятия решений и их исполнения за счет работы с электронными документами в компьютерной сети.
Руководство получает возможность реально управлять работой с документами. Кроме того, снижается зависимость от персонала как носителя технологических знаний по оформлению и учету документов.
Выбирая ту или иную систему электронного документооборота, необходимо сразу определиться, что конкретно организация ожидает получить от внедрения СЭД. Иными словами, надо составить список наиболее важных требований.
Существует ряд общих требований к системам, среди которых руководитель центра документооборота Бинбанка Анна Васюнина называет следующие — полноту функциональности, удобство использования, скорость внедрения системы, гибкость настроек, возможности расширения функционала и интеграции с существующими информационными системами предприятия, высокую масштабируемость системы, возможность легкой адаптации, наличие качественной технической поддержки, репутацию вендора.
Naumen DMS. Как выбрать СЭД?
Для небольших кредитных организаций, конечно, одним из определяющих факторов выбора системы является совокупная стоимость владения СЭД.
Директор департамента развития информационных технологий банка Хоум Кредит Кирилл Кибалко говорит, что при выборе СЭД, как, впрочем, и при выборе любой крупной информационной корпоративной системы, рассматриваются все функциональные свойства данного продукта, возможность его развития, опыт эксплуатации в крупных организациях под большой нагрузкой, т.е. производительность.
Начальник отдела электронного документооборота Пробизнесбанка Георгий Долгих отмечает, что факторов, влияющих на выбор СЭД, очень много. Среди основных он выделяет возможность измерять стоимость и время работ в СЭД, мобильность, которая подразумевает, что с системой можно работать не только с компьютера, но и с iPad, с мобильного телефона.
Важно также, чтобы процессами можно было управлять без непосредственного участия блока информационных технологий. Например, банковские аналитики в некоторых системах электронного документооборота могут самостоятельно выстраивать процессы в визуальной среде.
Наряду с этим в последнее время наблюдается тенденция перехода на тонкого клиента — появляется все большее количество систем электронного документооборота, работающих с помощью браузеров, считает Георгий Долгих.
Полнота функционала
К системам электронного документооборота предъявляются определенные требования по их функционалу. Анна Васюнина (Бинбанк) к основным текущим требованиям отнесла, во-первых, полноценное управление документами с поддержкой всего жизненного цикла информации — от создания документа до его отправки на архивное хранение.
Во-вторых, конфиденциальность информации с разграничением прав доступа различным категориям пользователей СЭД. В-третьих, возможность применения электронной подписи (ЭП), а также создания юридически значимого документооборота (данная позиция в основном интересна для органов государственной власти).
В-четвертых, основные требования включают возможность кастомизации (изменения) СЭД под потребности компании. Далее, интеграцию с другими информационными системами, имеющимися в организации, — с ERP-системами (в первую очередь, с модулями HR, финансовыми модулями), CRM, ПО кадрового учета, банковскими, бухгалтерскими системами (1С), ПО ABBYY, Крипто-ПРО.
Кроме того, важным требованием является доступ и работа с информацией с различных мобильных устройств (iPad, Android и т.д.). Наконец, необходимо наличие бизнес-ориентированного workflow, обеспечивающего собственно взаимодействие сотрудников в бизнес-процессах.
