Научиться управлять временем люди стремились всегда, но только сейчас тайм-менеджмент приблизился к разгадке экономии минут, часов и даже дней, используя инновационные информационные технологии. Каким образом время можно конвертировать в повышение производительности, рассказывают в компании «СКБ Контур».
Никакой магии, мошенничества и фокусов, просто действия, которые раньше вынужден был совершать человек, теперь умеют выполнять машины, только быстрее, проще и даже качественнее. Управление временем стало потребностью бизнеса, а особенно его руководителей, которые часто говорят о нехватке часов в сутках и дней в неделе.
Именно поэтому IT в бизнесе становятся не роскошью или атрибутом продвинутости, а повседневной необходимостью, ориентированной на повышение производительности компании.
Апологеты мирового тайм-менеджмента утверждают, что основные составляющие умения расходовать время экономично – это распределение задач, необходимость разбивать их по приоритетности, быстро переключаться между ними, составлять планы и не держать в голове ненужные подробности предстоящих дел. Конечно, нельзя забывать о психологической составляющей, но все, что находится за ее пределами, уже сейчас можно передать на исполнение информационным технологиям.
Сервисы, созданные на основе современных IT, предлагают бизнесу широкий спектр инструментов для того, чтобы освободить голову руководителя от ненужных мелочей. Управление предприятием становится комфортным и, что немаловажно, более осмысленным, так как есть возможность собрать воедино все аспекты деятельности предприятия и проанализировать их.
Инновационные IT также предлагают дополнительные возможности, направленные не только на управление временем, но и на сокращение затрат для покупки оборудования. Такой сервис представлен пакетом «Контур 365» – совместным продуктом компаний СКБ Контур и Microsoft.
Чтобы разобраться в преимуществах и оценить его полезность для своей компании, стоит отдельно рассмотреть компоненты и их значение. «Контур 365» состоит из сборника популярных и надежных решений для бизнеса Office 365 от Microsoft и программ от СКБ Контур: «Эльба» – универсального помощника для малого бизнеса, позволяющего самостоятельно вести учет и платить налоги, и «Контур-Экстерн» – системы для формирования отчетности и передачи ее в контролирующие органы через интернет.
Программы «СКБ Контур» – «Эльба» и «Контур-Экстерн» за год экономят несколько недель чистого рабочего времени за счет того, что ликвидируют необходимость относить бумаги в инстанции, ждать очереди, сдавать и получать обратно, исправлять и снова идти на утверждение, а также позволяют без сторонней помощи самостоятельно вести учет и платить налоги. Сотрудники СКБ Контур подсчитали, что для сдачи одного отчета на бумаге тратится примерно час времени, который теперь можно сохранить.
Итого: сэкономленная рабочая неделя (как минимум)
Office 365 помогает руководителю контролировать большинство сфер деятельности компании и наводит в них порядок, структурирует процесс, благодаря специальным сервисам:
Microsoft Exchange – удобная почта бизнес-класса, интегрированная с календарем
Это один из ключевых хранителей времени. Обычно, приглашение нескольких сотрудников на собрание выглядит примерно так: во-первых, созвониться со всеми участниками и выяснить свободное время каждого из них, во-вторых, определить общее время, когда смогут присутствовать все.
Если получилось – обзванивать снова и назначать встречу, если нет – предлагать другой день или просить некоторых перенести свои дела. И снова обзванивать, выясняя наиболее удобное время в другой день, а, может быть, и третий.
В СВЯЩЕННЫЙ МЕСЯЦ РАМАДАН РАМЗАН КАДЫРОВ СОВЕРШИЛ МАЛЫЙ ХАДЖ // Ramzan Kadryov
Даже при самом благополучном стечении обстоятельств, каждому приглашенному придется позвонить несколько раз, что не очень удобно и отнимает много сил.
Входящий в состав Exchange календарь с интегрированной почтой и возможностью планирования делают процесс постановки задач быстрым и понятным. Основное преимущество – доступный всем сотрудникам календарь, который позволяет назначать встречи, совещания, при этом инициатор в режиме онлайн видит: насколько удобен предложенный вариант для всех участников, какое время свободно у всех приглашенных.
Затем всем нужным адресатам автоматически рассылаются сообщения для подтверждения участия. Их можно принять или отклонить – в зависимости от того, планируете ли вы присутствовать на встрече.
К тому же планы не нужно будет все время держать в голове – звуковое оповещение напомнит о событии накануне и непосредственно перед началом. Сколько часов удалось сохранить?
Можно посчитать: обзвонить коллег – примерно час, а если совещания раз в неделю, то это 50 часов чистого времени в год или чуть больше полноценной рабочей недели. Если такие встречи назначаются чаще, добавляется еще по часу за каждую.
Итого: сэкономленная рабочая неделя (и еще один рабочий день как минимум)
Microsoft Sharepoint – выделенный сервер для хранения данных и создания сайта компании
Удобное хранилище файлов будет экономить по десять-пятнадцать минут с поиска одного документа. Разрозненные архивы отнимают много времени на нахождение нужной папки или файла.
Документы не нужно будет пересылать с компьютера на компьютер, копировать, отвлекать коллег от работы с просьбой предоставить необходимые данные или найти актуальную версию акта или приказа. А главное, такой «архив» безопасен.
На выделенном общем сервере документы с легкостью можно будет найти по названию, ключевым словам или дате. Способов много, стоит только выбирать удобный для конкретного сотрудника.
Теперь об экономии: если тратить примерно десять минут на поиск каждый день, то за год эта цифра составит 41 час.
Итого: сэкономленная рабочая неделя и один час
Office Web Apps — популярные приложения для бизнеса, доступные в веб-браузере
Программа совместного редактирования текстов, таблиц, презентаций позволяет работать над одной задачей людям из разных офисов и даже городов, при этом свое время сохранит каждый из них. Как обычно происходит достижение общих целей, например, написание текста, который устроит нескольких сотрудников?
Один пишет – другой ждет, потом ситуация меняется, ждет первый. Затем, если нет третьего участника, текст возвращается к первому на утверждение правок.
А если заинтересованных три и больше, или правки не устраивают одного из участников редактирования, то бесконечная пересылка вариантов и создание многочисленных копий затянутся надолго. Подчас, в самих копиях и датах их изменения, под цифрами 1, 2, 1-1, и так далее, бывает совсем непросто разобраться.
Одновременное редактирование и доступ к документу из любой точки, с различных устройств (не надо специальной программы, можно из браузера) вернет еще несколько часов, которые раньше могли быть потрачены впустую. На создание текста в 10 тысяч знаков и его редактирование уходит три-четыре часа, если даже это происходит раз в неделю или две, за год накапливается от 75 до 150 часов.
Совместный доступ может сократить простой сотрудников, и на то же дело уйдет в три раза меньше времени.
Итого: сэкономленные полторы-три рабочие недели
Microsoft Lync — интерактивная зона коммуникации
Время, которое компания сохранит с Lync, зависит от ее структуры: чем больше офисов и сотрудников, командировок и выездных встреч, тем очевиднее экономия. На дорогу тратится в среднем день-два, их можно занять с пользой для дела, решив вопросы через веб-связь.
Менее заметная, но не менее значимая экономия для одного офиса – не бегать из кабинета в кабинет, а обсуждать текущие дела через сервис быстрых сообщений; видя статус сотрудника (отображение местонахождения человека через значки: «в офисе», «дома», «отошел» или за «пределами офиса»), не искать его.
Итого: экономия от нескольких дней до нескольких недель в зависимости от структуры компании
Подвести общие итоги несложно: за год можно сохранить около пяти рабочих недель, и потратить их на развитие компании, реализацию проектов. Если перевести полученное время в производительность, то есть возможность увеличить годовой оборот компании в среднем на 10,4%, используя для достижения целей «дополнительные дни», которых нет у конкурентов.
Экономия времени дает экономию финансов, а с «Контур 365» это доступно уже на первых этапах внедрения, так как сервис не требует масштабных вложений, в том числе на IT-оборудование и ПО. Посчитайте, сколько времени сможет сохранить ваша компания уже за первый месяц, подключившись к бесплатной 30-дневной версии продукта на сайте.
