Проекты по организационному развитию, реинжирингу бизнес-процессов, оптимизации организационно-функциональной структуры зачастую поражают тем, какое количество сотрудников на поверку оказывается «лишним» для качественного выполнения реальной работы.
Изучая материалы по этой теме мы зачастую можем столкнуться с примерами, что в итоге организационных преобразований потребность в трудовых ресурсах сокращается на 30-50% при неизменной или даже возросшей общей производительности.
Такого рода резерв оптимизации численности персонала, существует в силу двух групп факторов.
Во-первых, при анализе системы управления и бизнес-процессов выявляются неочевидные ранее возможности повышения эффективности процессов. То есть в исходном состоянии организации эта часть сотрудников не была «лишней, а после преобразований стала ею.
Во-вторых, в организации как системе, существуют некие силы, тенденции и механизмы, из-за которых численность персонала увеличивается независимо от действительной потребности в нём. То есть «ненужность» части сотрудников довольно очевидна и до процесса организационного преобразования, но по каким-то причинам этот персонал нанимается и остаётся в организации.
Этому интереснейшему феномену и посвящена эта статья.
Последствия избыточной численности штата
«Последствия очевидны – растёт фонд оплаты труда!» — это первая реакция большинства управленцев на вопрос о последствиях избыточной численности персонала. Безусловно, фонд оплаты труда – вещь очень наглядная и ощутимая.
Но существуют и другие последствия, которые не бросаются в глаза, но в итоге могут приводить и к более серьёзным издержкам и последствиям для организации.
Откуда берутся \
1. Естественно, избыточная численность персонала ведёт к тому, что некоторые сотрудники часть рабочего времени бездельничают. Наибольшая пагубность этого заключается в том, что бездельничающий сотрудник негативно воздействует на продуктивность остальных работников.
С одной стороны, чтобы чем-то заняться и не ощущать себя единственным бездельником он вовлекает других сотрудников в непроизводственные занятия: чаепития, длительные перекуры и просто болтовню. С другой стороны, сравнивая себя с бездельничающим сотрудником, другие не склонны проявлять излишнее трудовое рвение – «что мне, больше всех надо».
В общем, наш «лишний» сотрудник очень ощутимо «расслабляет» трудовой коллектив.
2. Дела начинают обстоять ещё хуже, когда «лишний» сотрудник начинает искать себе какую-нибудь работу или его руководитель пытается придумать какое-нибудь «полезное» занятие для него. Дело в том, что избыточные звенья в бизнес-процессах замедляют его, причём иногда многократно.
Например, если проанализировать так называемые документы-«бегунки» в крупных организациях (заявка на заказ канцелярии, отчёт о командировке, обходной лист при увольнении, заявка на финансирование и прочие документы, которые требуют сбор согласующих подписей перед утверждением ответственным лицом), то можно обнаружить несколько интересных фактов:
— документ нужно подписать у 5-12 согласующих, и более половины из них не имеют отношения к нему в принципе (например, заявку на внесение изменение в корпоративную информационную систему может быть необходимо согласовывать с директором по правовым вопросам);
— соответственно, более половины согласующих не читают документ, но часть их них «для порядка» или в силу природной любознательности задают несколько вопросов;
— у каждого или у части согласующих есть определённое время в течение дня (возможно даже не каждый день), когда они занимаются просмотром и подписанием входящей документации, следовательно, наш документ может согласовываться только одним или двумя из них в день;
Исходя из этих фактов оказывается, что наша простая заявка может рассматриваться две-три недели вместо одного дня, а если нам нужно срочно решить вопрос – то нужно будет потратить рабочий день лично собирая на ней согласования. Таким образом, кроме удлинения почти на порядок времени бизнес-процесса, у сотрудников также начисто пропадает желание предлагать к согласованию что-либо по своей инициативе.
