Такая, казалось бы, простая вещь. Но сколько нюансов!
Советы работнику.
Если вы приходите работать на должность, для которой уже есть должностная инструкция, это очень хорошо. Начните трудовую деятельность с ее изучения.
По итогам исследования можно предложить руководителю что-нибудь усовершенствовать. Изменения не должны быть слишком кардинальными — в чужой монастырь, как известно…
Если это ваше первое место работы, ничего предлагать не надо. По меньшей мере год.
Если инструкции нет — тем лучше. Разработайте ее сами.
Не изобретайте велосипед — даже если на вашу должность до сих пор вообще не было должностной инструкции, возьмите образец в соседнем отделе. Или у юристов — у них наверняка есть. Или в «Гаранте». Или в Интернете поищите, на худой конец.
Впрочем, это касается любых внутрибанковских документов.
Прежде чем писать должностную инструкцию, выясните точные функции своего подразделения. Во-первых, оттуда можно взять некоторые формулировки.
Во-вторых, могут обнаружиться некоторые ваши функции, о которых вы забыли. Или наоборот — делаете чужую работу.
Важно соблюсти баланс между слишком подробным и слишком общим описанием задач, функций, прав и обязанностей. Должностная инструкция на одной странице бесполезна (кроме случаев, когда инструкции пишутся, «чтобы были»); на десяти — быстро устаревает и нуждается в постоянной корректировке.
Лучше всего — от трех до шести.
Не пишите в раздел «Должностные обязанности» текст вроде «Отражает начисленные проценты не позднее 13.00 последнего рабочего дня каждого месяца по дебету счету расходов и кредиту счета обязательств с формированием мемориального ордера, подлежащего дополнительному контролю начальником отдела». Для подробного описания ваших действий существуют другие внутрибанковские документы — технологические процессы, регламенты, инструкции.
Нежелательно использовать в тексте термины «крыжить», «подшивать», «ксерить», «тикеты», «в он-лайне» и т.д.
В раздел «Требования к работнику» не включайте формулировки типа «Знание налогового законодательства и бухгалтерского учета, внутрибанковских нормативных документов» — полностью этими областями знаний не владеют даже авторы соответствующих учебников и разработчики документов. Лучше обозначить более четкие границы знаний.
Гаишник ДПС влип — должностной подлог
Но и указывать номера ваших любимых инструкций не надо — они слишком часто меняются, замучаетесь переделывать должностную инструкцию.
Не стоит указывать требуемые на соответствующей должности личные качества — «коммуникабельность», «усидчивость», «скрупулезность» или «стрессоустойчивость». Во-первых, это не резюме.
Во-вторых, смахивает на самовнушение.
Если в инструкции присутствует пункт «знание техники безопасности и правил противопожарной защиты», выясните хотя бы, где висит огнетушитель. А то вдруг проверяющие спросят.
Пару раз в год доставайте свой экземпляр инструкции из тумбочки, стряхивайте пыль и читайте. Со времени вашей последней встречи многое изменилось, и теперь она наверняка нуждается в корректировке.
А может, вы и сами в ней нуждаетесь.
Советы руководителю.
Не забудьте включить в инструкцию пункт «Выполнение других поручений руководителя». Иначе работник вполне может устроить вам «итальянскую забастовку».
А так он будет знать, что ваше слово — закон.
Позаботьтесь о том, чтобы в должностных инструкциях ваших сотрудников было указано, кто выполняет их функции во время их отсутствия. И чьи функции могут выполнять они.
Если вы думаете, что вам, как руководителю подразделения, должностная инструкция не нужна, то вы ошибаетесь. Единственная должность, не нуждающаяся в инструкции — Президент банка (или другой единоличный исполнительный орган).
И не потому, что он тут самый главный. Его функции, обязанности и ответственность определяются законодательством и учредительными документами.
В вашем сейфе, несомненно, хранятся все должностные инструкции вверенного вам подразделения, в актуальной редакции и с подписями работников. И вы их периодически перечитываете.
Советы методологу.
Если вы сами пишете кому-то должностную инструкцию, постарайтесь учесть интересы и работника, и руководителя. Иногда это удается.
Написав одну должностную инструкцию (например, свою), доведите ее до совершенства и раздайте всем страждущим. Можно бесплатно.
Пусть сами себе пишут по образу и подобию.
Если вам дают должностную инструкцию на согласование, смотрите сразу раздел «Ответственность». Девять шансов из десяти, что в нем соседствуют пункты «за некачественное и несвоевременное выполнение обязанностей», «за разглашение конфиденциальной информации» и «за достоверное предоставление отчетности».
Приведите все виды ответственности к одному знаменателю — они все должны иметь либо только негативный смысл, либо только позитивный.
Безжалостно вычеркивайте все прилагательные и наречия с эмоциональным оттенком: «неукоснительно», «в строгом соответствии», «новейшие технологии», «важнейшие параметры» и т.д. Это не предвыборная программа кандидата в мэры.
Должностную инструкцию, как и любой другой внутрибанковский документ, можно совершенствовать бесконечно.
