Общие сведения
В нашей версии 1С реализовано два независимых вида учёта. Первый, финансовый, предназначен для ведения бухгалтерского учёта и формирования отчётности в налоговые органы.
Второй вид учёта, управленческий, предназначен только для персонала фирмы и отражает реальное состояние учитываемых объектов (движение и остатки товаров на складе, резервы товаров и т.д.). Финансовый учёт не оказывает никакого влияния на управленческий учёт, но обратное утверждение не справедливо.
В финансовом учёте есть ситуации, когда приходится задним числом учитывать некоторые операции, изначально проведённые в управленческом учёте. Рассмотрим этот вопрос более подробно.
Во-первых, если какой-либо товар закупается неофициально (операция закупки отражается только в управленческом учёте), а затем продаётся официально (эта операция отражается в обоих видах учёта), то может возникнуть ситуация, когда финансовый остаток товара после проведения последней операции будет отрицательным, что является совершенно недопустимым с точки зрения бухгалтерского учёта. Для исправления этой ситуации периодически возникает необходимость в финансовом учёте задним числом оприходовать недостающие товары.
Наша версия программы упрощает эту работу, автоматически проводя анализ недостающих товаров не только по количеству, но и по сумме так, чтобы прибыль от реализации приходуемых товаров была минимальной (ориентировочный процент прибыли задаётся пользователем). Во-вторых, если товар продаётся неофициально (операция продажи отражается только в управленческом учёте), то возникает необходимость его списания и по финансовому (бухгалтерскому) учёту.
В отличие от предыдущей ситуации это не обязательно делать задним числом. Помимо рассмотренного выше примера, при введении неофициальных денежных средств в официальный (бухгалтерский) оборот фирмы может возникнуть необходимость в проведении дополнительной реализации по финансовому учёту так, чтобы сумма реализованного товара соответствовала поступающим денежным средствам.
И в этом случае 1С помогает решить проблему, автоматически формируя список товаров, которые есть на остатке по финансовому учёту, также рассчитывая при этом цену реализации так, чтобы прибыль от данной операции была минимальной (процент прибыли задаётся пользователем). Практическое ведение управленческого учёта
Для правильной организации двойного учёта требуется чётко организованная работа менеджеров и сотрудников бухгалтерии. При практической работе по описанной схеме следует опасаться ситуации, когда финансовый учёт ведётся строго по всем правилам бухгалтерского учёта, а управленческий — нерегулярно, от случая к случаю.
Ниже предлагается схема работы персонала, обеспечивающая чёткое ведение управленческого учёта на всех стадиях обработки информации. Роль и задачи менеджеров
Менеджеры обязаны ежедневно предоставлять информацию офис-менеджеру обо всех проведённых за день неофициальных актах купли-продажи товаров. Время подачи информации должно быть выбрано так, чтобы офис-менеджер успевал её обработать при присутствии в пределах офиса подающего лица.
При этом для ускорения обработки данных целесообразно, чтобы они передавалась в строго определённое время по согласованию с офис-менеджером (например, в 17-00).
Подаваемая информация должна включать в себя следующее:
- Дата совершения сделки.
- Наименование контрагента. На каждое юридическое лицо в базе данных (далее по тексту — БД) создаётся отдельная карточка. Частные лица могут проходить под одним названием (карточкой) — Частное лицо, или, в случае необходимости, в БД может быть заведена персональная карточка. В последнем случае право выбора предоставляется менеджеру.
- Полная товарная спецификация с указанием количества и суммы (цены), согласно которой производилась купля (продажа).
Финансовый учет в 1C:УНФ. Часть 1: Порядок в финансах малого бизнеса — первые шаги
Кроме того, менеджер обязан дать разъяснения в случае, если при проведении продажи по предоставленным им данным БД покажет, что на управленческом учёте нет нужного количества какого-либо товара. Роль и задачи офис-менеджера
Офис-менеджер обязан ежедневно принимать информацию о неофициальных актах купли-продажи товаров от менеджеров по установленной форме и незамедлительно проводить соответствующие приходные и расходные документы в БД. О выявленных фактах несвоевременной подачи информации офис-менеджер обязан ставить в известность главного бухгалтера до того, как начать оформление документов в БД.
Поступление товаров оформляется по следующей схеме:
- В БД создаётся документ Поступление товаров.
- Список Тип учёта — Упр. (документ проходит только по управленческому учёту).
- Поле № (номер документа) — не изменять, очередной номер документа.
- Поле от (дата документа) — дата совершения оформляемой сделки.
- Поле Поставщик — контрагент, у которого был куплен товар. Из БД должна быть выбрана карточка юридического или физического лица. Допускается выбор обезличенной карточки Частное лицо.
- Поле Договор — не изменять, пустое (значение данного поля в управленческом учёте не используется).
- Поле Склад — склад, на который приходуются товары (программа изначально предлагает основной склад, который, возможно, изменять не требуется).
- Переключатели Товары поступили… — не изменять, на оптовый склад (значение данного поля в управленческом учёте не используется).
- Флажок Учитывать налог с продаж — не изменять, флажок очищен (значение данного поля в управленческом учёте не используется).
- Флажок Зачёт выданного аванса — не изменять, флажок выбран (значение данного поля в управленческом учёте не используется).
- Таблица-спецификация заполняется по наименованию, количеству и сумме (цене). Поле НДС во всей таблице должно быть обнулено. Эту операцию целесообразно производить в конце ввода каждой строки таблицы. Рекомендуемый порядок заполнения таблицы при этом следующий: поле Товар, поле Количество, поле Цена, поле НДС (обнуляется), контроль введённой строки по сумме. Особое внимание должно быть уделено не только правильному внесению товаров, но и тому, чтобы сумма по каждой строке и документу в целом строго соответствовала поданной информации.
- Кнопка OK. При нажатии на эту кнопку документ должен быть сохранён и проведён.
Реализация (расход) товаров оформляется по следующей схеме:
- В БД создаётся документ Отгрузка товаров, продукции.
- Список Тип учёта — Упр. (документ проходит только по управленческому учёту).
- Поле № (номер документа) — очередной номер документа из 6-и знаков. Более подробно см. п. Как выбрать номер расходной накладной? в разделе Типичные приёмы работы.
- Поле от (дата документа) — дата совершения оформляемой сделки.
- Поле Покупатель — контрагент, которому был продан товар. Из БД должна быть выбрана карточка юридического или физического лица. Допускается выбор обезличенной карточки Частное лицо.
- Поле Договор — не изменять, пустое (значение данного поля в управленческом учёте не используется).
- Поле Склад — склад, с которого были отпущены товары (программа изначально предлагает основной склад который, возможно, изменять не требуется).
- Переключатели Вид отгрузки… — не изменять, Продажа (счет 46) (значение данного поля в управленческом учёте не используется).
- Флажок Учитывать налог с продаж — не изменять, флажок очищен (значение данного поля в управленческом учёте не используется).
- Флажок Зачёт полученного аванса — не изменять, флажок выбран (значение данного поля в управленческом учёте не используется).
- Таблица-спецификация заполняется по наименованию, количеству и сумме (цене). Поле Всего во всей таблице должно соответствовать по значению полю Сумма. Эту операцию целесообразно производить в конце ввода каждой строки таблицы. Рекомендуемый порядок заполнения таблицы при этом следующий: поле Товар, поле Количество, поле Цена, поле Всего (приравнивается к значению поля Сумма), контроль введённой строки по сумме. Особое внимание должно быть уделено не только правильному внесению товаров, но и тому, чтобы сумма по каждой строке и документу в целом строго соответствовала поданной информации.
- Кнопка OK. При нажатии на эту кнопку документ должен быть сохранён и проведён.
- В случае, если проведение документа заканчивается сообщением об ошибке, свидетельствующей о нехватке товара на складе, порядок действий следующий:
- Проверить, весь ли приход товара, по которому возникает проблема, внесён в БД по времени ранее, чем проводимый расход. Если нет — находится позже или ещё не внесён в БД — нужно соответственно изменить время созданного расходного документа (в конец дня) или внести недостающий документ (документы) и повторить операцию. В последнем случае также нужно проследить, чтобы добавленный приходный документ (документы) находился по времени раньше, чем проводимый расход. Более подробно об операциях со временем документов см. п. Как выбрать время документа? в разделе Типичные приёмы работы.
- Если все действия, описанные выше, не приводят к успешному проведению, нужно обратиться за разъяснениями к менеджеру, который подал информацию. В этом случае можно с большой вероятностью утверждать, что данные были предоставлены не в полном объёме или неверно. После выяснения причин возникшей ситуации в БД вносятся изменения (например, корректируется проводимый документ или вносятся (корректируются) прочие) и документ проводится.
Роль и задачи главного бухгалтера
