Суворов называл дисциплину матерью победы. Как добиться от сотрудников продуктивности и выявить любителей «повесить пиджак» на спинку стула, узнайте из статьи Булата Салимзянова.
Методы повышения продуктивности на производственных предприятиях широко известны (то же бережливое производство, например), а что делать с компаниями, которые производят продукт умственного труда? Офисные процессы скрывают немало «убийц продуктивности», но отработанных схем по выявлению и уничтожению их пока не создано.
Первым шагом многим руководителям – и это совершенно справедливо – видится введение и контроль дисциплины в организации.
Суворов называл дисциплину матерью победы, несомненно, в ней заключен ключ к эффективности. С чего начать контроль дисциплины в компании?
Часто он начинается с учета рабочего графика сотрудников компании.
Это действительно большой шаг, который дает старт важной для эффективности работе по борьбе с потерями времени.
Есть немало способов контроля рабочего графика сотрудников. Большая их часть совмещена с системами регистрации и контролем допуска в офис посторонних.
Сложно отследить время появления первых автоматических систем контроля рабочего графика, но известно, что уже в 1970-х годах в Америке системы карточных пропусков приобрели огромную популярность. И в то время они использовались именно для регистрации времени прихода и ухода.
В наши дни автоматические системы не устают совершенствоваться, появились биометрические системы, которые сканируют сетчатку глаза и отпечатки пальцев. Они постепенно вытесняют журналы и табели прихода-ухода.
Это не удивительно – высокотехнологичные системы во многом и удобнее, и проще. Они экономят ресурсы предприятия, ведь благодаря им нет необходимости нанимать отдельного сотрудника или назначать ответственных, которые полученную информацию будут обрабатывать.
Но и новые, и дедовские методы учета рабочего времени имеют общий и существенный минус. Несмотря на то что они успешно защищают организацию от опозданий и ранних уходов сотрудников, по факту они не так уж и эффективны в борьбе с потерями времени.
Мы провели небольшое исследование в компаниях, которые используют нашу систему «Дисциплина» и в которых есть строгое время начала и окончания рабочего дня. Мониторинг системы раскрыл то, о чем мы все и так знали и догадывались: сотрудники самых разных компаний склонны искусственно уменьшать продолжительность рабочего дня.
С этим, наверное, не раз сталкивался каждый. Автор Forbes Саша Гэлбрейт высказалась об этом явлении так: «Я всегда вспоминаю коллегу, с которым мне довелось работать несколько лет назад.
Приходя на работу, он вешал пиджак на спинку стула, чтобы показать, что он «присутствует», хотя на самом деле он не был нигде поблизости».
И наша статистика только подтверждает ее слова. Мы заметили интересную закономерность: оказывается, люди не любят сразу приступать к работе.
Страшный рабочий инцидент: мужчина упал в мясорубку
Между моментом, когда человек входит в здание, и включением компьютера иногда проходит более 20 минут. Да и усевшись, наконец, за компьютер сотрудник первым делом спешит проверить социальные сети и личную почту.
Последние 30–40 минут рабочего дня тоже чаще всего уходят не на работу: люди сидят на развлекательных сайтах или вовсе не подходят к компьютеру.
Конечно, даже машины не могут работать совсем без отдыха. Но если сложить все перерывы и перекуры в течение дня, от самого рабочего процесса может остаться не так уж и много.
И если отсутствие человека за рабочим столом сложно не заметить, то понять, что с таким увлечением читает сотрудник на своем компьютере – отчет или статью в журнале, можно только заглянув ему через плечо. А использованием корпоративного интернета в личных целях грешат сотрудники самых разных организаций.
Кажется, что хорошим выходом здесь служит отключение интернета. Нет источника развлечений – нет проблем.
Но наш опыт показывает, что эта мера не спасает.
Люди приносят из дома и устанавливают фильмы и игры. Можно, конечно, запретить подключение сторонних внешних дисков к рабочим компьютерам, но и это не гарантирует успеха.
В нашей практике был случай, когда человек умудрялся 80% рабочего дня тратить на игры «Косынка» и «Сапер» на протяжении месяца. И это выяснилось только после нашего мониторинга.
Кто может сказать, сколько лет он «работал» в таком режиме?
Блокировка отдельных страниц в интернете тоже не всегда помогает. Наш мониторинг выявил, что люди, которым приходится для доступа к закрытым сайтам использовать обходные маневры (например, зеркала) тратят на них в среднем больше времени, чем те, у кого есть доступ ко всему интернету.
Научить сотрудников приходить и уходить вовремя можно, но для повышения эффективности предприятия этого оказывается недостаточно. Какой выход здесь можно придумать?
Мы советуем попробовать систему контроля рабочего времени и оценки продуктивности «Дисциплина».
Система не только контролирует время начала и окончания работы сотрудника и фиксирует нарушения графика, она еще и регистрирует деятельность человека за компьютером.
Механизм работы «Дисциплины» несложный: программа устанавливается на компьютеры работников и с этого момента начинает фиксировать все действия, производимые хозяином техники: время начала и окончания активной работы на компьютере (что фиксирует фактическое начало и конец рабочего дня), количество и продолжительность перерывов в работе, программы и сайты, в которых происходит работа. Вся деятельность сотрудников подразделяется на три группы – полезная, вредная и нейтральная.
Притом для разных сотрудников состав этих групп может меняться. На основе этих данных система может делать выводы о продуктивности работы как одного работника, так и целого отдела или всей компании.
Эти выводы выражаются в показателе продуктивности, который быстро выявляет лентяев и лидеров.
«Дисциплина» может вести мониторинг как в открытом, так и в скрытом режимах. Но в обоих случаях личная информация людей остается в безопасности: система не вскрывает переписку, не запоминает пароли, не ведет наблюдение через веб-камеру.
Главная цель системы – помощь руководителю в повышении эффективности предприятия. Используя данные системы, вы можете принять аргументированные решения о расширении штата, увольнениях, продвижении сотрудников по карьерной лестнице.
Отчеты «Дисциплины» помогают грамотно распределить нагрузку среди сотрудников и отделов. Опыт наших клиентов показывает, что один факт внедрения системы в организации может повысить производительность сотрудников на 20%.
Некоторые компании ограничивают контроль рабочего графика системой «Дисциплина». Но для ключевых клиентов мы также предоставляем возможность интеграции нашей системы со СКУД (системами контроля и управления доступом).
Это позволяет найти и обезвредить тех самых любителей «повесить пиджак».
По всем вопросам обращайтесь по тел. +7 (843) 200-99-80 или e-mail: info@disciplina.ru.
На правах рекламы
