Геннадий Самойленко, директор по персоналу компании «Балчуг»:
— Наша компания сознательно отказалась от электронного документооборота. Этот отказ сформировался у меня благодаря двум человекам.
Один из них работал в крупной компании с электронным документооборотом в службе HR (электронный рекрутинг), занимался подбором персонала, и 80 % работы этого человека заключалось в копировании резюме, раскладывании папок, рассылке приглашений на собеседование, отправлении копий руководителям и т. д. Работа, не приносящая результата. 20 % оставалось на то, чтобы закрывать вакансии.
Компанию, в которой работает этот человек, на рынке HR называют «компанией незакрытых вакансий», так как открытых вакансий у них порядка 100. Конечно, при таком положении дел результат работы очень низкий.
Второй человек, сформировавший у меня такое мнение, — директор по персоналу другой крупной мобильной компании. Данная компания тоже работала в системе электронного документооборота, и директор по персоналу подтвердил мне, что 80 % рабочего времени уходит на работу, не приносящую результата: на ответы на запросы, составление и отправку отчетов и т. д. Чтобы был какой-то результат, а ведь надо еще нанимать, обучать, стимулировать и увольнять сотрудников, — приходилось задерживаться на работе до 21–22 часов.
Рабочие субботы при таком подходе стали нормой, потому что большую часть дня приходится обмениваться письмами с центральным офисом и другими сотрудниками. В такой ситуации человек «выгорает»: работа становится ему неинтересна, из нее полностью уходит творчество, процесс созидания, который является самым привлекательным для любого человека в его деятельности.
Электронный документооборот также негативно сказывается на качестве коммуникаций в компании, разрушает их живость. Иногда ситуация доходит до абсурда.
ЗАПРЕЩЁННЫЕ ФУТБОЛЬНЫЕ ФОКУСЫ | СЕКРЕТ ФОКУСА ЗА КОММЕНТАРИЙ | Magic five
Мой знакомый рассказал об одном случае. Руководитель подразделения зашел в отдел кадров: в это время менеджер по подбору персонала задал руководителю уточняющий вопрос по вакансии.
И менеджеру тут же сделали замечание, сказав, что все вопросы, даже уточняющего характера, следует оформлять в электронном виде. В таком подходе, конечно, есть определенная логика, так как все уточнения должны фиксироваться.
Но, с другой стороны, это убивает живость общения и само понятие «коммуникация». Устная речь, как известно, дает нам только 30 % информации.
Остальные 70 % — это невербальная коммуникация: мимика, жесты, взгляд, поведение человека при общении. Соответственно, при электронном документообороте теряется смысл и эффективность этих коммуникаций.
Нам проще понять друг друга, когда мы общаемся вживую. Один вид общения — электронная переписка, другой — общение по телефону, а третий — общение вживую.
Живое общение бывает более эффективным и иногда определяющим.
Я сейчас учусь в израильской школе. Школа русскоязычная, но мой учитель говорит на иврите.
И когда мы переписываемся, мне приходится иногда по одному и тому же вопросу переспрашивать учителя несколько раз.
При этом если мы общаемся посредством Скайпа, то есть слышим и видим друг друга, то понимаем все с первого раза. Поэтому я считаю, что электронный документооборот нужен в большей степени для собственников, для прозрачности бизнеса, но не нужен для самого бизнеса.
СЭД — такое неизбежное зло, на которое приходится идти, когда компания разрастается. Но если этого можно избежать, например, когда компания небольшая, лучше обойтись без него.
Хотя есть крупные федеральные компании, которые не используют электронный документооборот.
И делают они это не потому, что у них не хватает денег или они принципиально выступают против новых технологий. Компании не используют его, потому что считают такой подход к ведению документов нецелесообразным, неэффективным.
В компании «Балчуг» в свое время было порядка 60 видов разных отчетностей. Но в какой-то момент мы поняли, что половина этих отчетов не читается.
Тогда было принято решение оставить только те 80]отчетности, которые жизненно необходимы для работы, к которым постоянно обращаются. Удивительное дело, но в итоге из 60 осталось только 7 отчетов!
Все остальное оказалось фиксацией бизнеса, которую никто не использует.
