Виктория Хотян Менеджер, Москва Как часто вы проводите совещания и планерки в вашей компании? Всегда ли вы довольны результатами?
Или слово «совещание» ассоциируется у вас со скукой и бесполезной тратой времени? Участник Cообщества Виктория Хотян делится с E-xecutive инструментами и алгоритмом успешного совещания.
Виктория Хотян
Для Вас совещание – это:
а) формальность и трата времени;
б) критика и каторга;
в) повод подраться и раздуть конфликт;
г) повод показаться и покрасоваться;
д) место для решения проблем, определения плана действий и т.д.
Для меня было истинным открытием то, что для большинства компаний ответ «д» просто не существует! Есть компании, в которых абсолютно отсутствует культура организации, проведения совещаний и митингов (кстати, этот англоязычный термин уже очень прочно вошел в словарь бизнеса).
Причем, в головах большинства сотрудников совещание – нудный и никчемный процесс…
На самом деле совещание – это самый главный инструмент как для большой корпорации, так и для семейной фирмы. В этой статье я хочу поделиться своим опытом в решении двух задач:
1. Как построить систему совещаний?
2. Как сделать совещания результативными?
Определяемся: Что значит митинг?
Когда я говорю про создание системы митингов, я имею в виду совещания в очень широком смысле слова, которые в том или ином виде есть во всех компаниях:
— периодические глобальные совещания ( ежегодные конференции, ежеквартальные митинги);
— периодические оперативные собрания, (ежемесячные заседания, еженедельные встречи, ежедневные планерки);
— периодические незапланированные телеконференции или собрания, посвященные текущему проекту или обсуждению новых возможностей;
— незапланированные сессии или созваны, посвященные определенным проблемам или ситуациям.
Митинги могут быть внутренние (совещания в рамках отдела, кросс-функциональные или корпоративные) и внешние (например, конференции с партнерами).
Как правило, цель любого митинга – собрать людей, и информировать их о чем-то + обсудить проблемные моменты + (!) побудить делать что-то.
Определяемся: Что такое результативный митинг?
Чтобы решить задачу, надо поставить для нее условия. Побывав на нескольких действительно качественных митингах, для меня стало очевидно, что эффективность заключалась в нескольких факторах:
1. один лидер или ведущий;
2. грамотное планирование и подготовка;
3. заинтересованность участников и активная работа во время;
Секреты эффективных совещаний
4. зафиксированные результаты, выводы и план действий после;
5. выполнение намеченного после митинга.
В целом, организация митинга для меня стала синонимом реализации (!) мини-проекта, даже если речь идет о часовой планерке.
Решаем: Какие простые инструменты необходимо создать и внедрить?
1) Регламент совещаний (Meeting Governance)
Годовое расписание митингов, на которое сориентированы коммуникации в организации, которое предполагает подготовку отчетов и презентации.
В регламенте должны быть прописаны известные параметры и обязательно закреплена ответственность: частота, название, местоположение, участники, обсуждаемые вопросы, ответственность: кто составляет презентаций для митинга, кто пишет протокол и т. д.
2) Алгоритм подготовки и проведения митинга [Meeting scheme]
Потратьте один раз время, чтобы составить алгоритм по подготовке и проведению типовых митингов, и он будет служить шпаргалкой для контроля и учета всех необходимых шагов, в том числе в случае если это делегируется коллегам. Что надо решить, что выбрать вопрос для утверждения…и т.д.
3) Приглашения в календаре почтовой системы [Meeting invitation]
Это безусловная необходимость, однако, многие забывают о ней. Как результат, опоздания, забывания, плохая подготовка и другие организационные проблемы.
Участники должны видеть и учитывать при планировании все совещания в своем календаре.
4) Повестка/Программа совещания [Meeting agenda]
Программу надо составлять всегда, хотя бы в форме краткого списка вопросов и целей совещания.
Лучше сделать шаблон программы в Excel, чтобы удобнее было корректировать программу при изменениях длительности, времени или очередности выступлений.
5) Протоколсовещания [Minutes of meeting]
Фиксировать договоренности надо всегда, даже если все кажется с первого взгляда однозначно. Шаблон протокола тоже лучше сделать в Excel, что позволит фильтровать план действий по ответственным, также мониторить по датам.
6) Анкета обратной связи [Questionnaire]
Вопросники обязательно надо составлять при введении новых совещаний, новых форматов или участников совещаний. Результаты удобно собирать и анализировать в электронном виде.
Есть сайты как monkeysurvey, где можно бесплатно и очень быстро составлять и использовать простые и понятные анкеты.
В целом, использование инструментов может стать достаточным для того, чтобы проведение совещаний в компании стало эффективным и действенным процессом. Однако существуют некоторые моменты, которые могут омрачить этот процесс.
Какие существуют типовые проблемы и варианты их решения?
Оказавшись на нескольких неудачных, даже конфликтных митингах, не приводящих ни к каким действиям участников, было несложно составить список основных ошибок или ключевых рисков в планировании и организации таких мероприятий.
А организовав несколько удачных митингов с информирующими и мотивирующими выступлениями, конструктивными обсуждениями и действенными планами, удалось разработать решения и инструменты для уменьшения рисков и предупреждения этих ошибок.
Эта таблица является кратким обзором основных решений, шпаргалкой для ведущих совещаний, включает некоторые известные практики и инструменты, использующиеся при проведении совещаний, презентаций, тренингов и на переговорах.
С первого взгляда все решения могут казаться простыми, однако практика подсказывает, что и половины этих простых рекомендаций не выполняются даже матерыми руководителями и ведущими митингов.
Чтобы минимизировать расходы на совещания с региональными сотрудниками, можно использовать недорогие Вебинары.
Система митингов должна быть в каждой компании и каждом отделе, а коммуникации в них должны приводить к результатам!
