Участие в выставках дает турфирме возможность не только привлечь потенциальных клиентов, но и заключить контракты с новыми партнерами на наиболее выгодных условиях. Отметим, что большинство туристических выставок проходит в феврале-марте.
О нюансах учета расходов на них – в статье.
Принятие решения об участии
Шаг 1. Решение об участии в выставке принимает руководитель фирмы на основании обзора туристических выставок, заранее собранной необходимой информации по всем планируемым в течение года выставкам (территориальном расположении, срокам проведения, стоимости участия и пр.). Руководитель фирмы оценивает класс выставки, степень значения и необходимость участия фирмы.
Шаг 2. После определения цели составляется план, назначаются ответственные лица, определяется порядок организационных мероприятий и программ, оценивается возможность привлечения дополнительных сил, оценивается потребность в дополнительных материалах, определяется перечень вещей и предметов, которые потребуются, базовые расходы.
Шаг 3. За фиксированный срок, определенный организаторами выставок, заполняется и посылается в адрес оргкомитета заявка на участие в выставке с указанием реквизитов фирмы, желающей принять участие, с целью предварительной регистрации и бронирования выставочной площади. Выставки могут проводиться в специальных или арендованных помещениях.
Туристическая фирма, желающая реализовать или прорекламировать на выставке свой продукт и услуги, должна предварительно заказать и оплатить место. Заявка может признаваться договором между сторонами, но возможно и заключение договора как отдельного документа.
При заключении договора с оргкомитетом ему передается план выставочного стенда и заказа на оборудование и услуги.
Расходы на мероприятие
Конечно же, участие в выставке требует определенных расходов. Поговорим об этом подробнее.
Казахстан принял участие в туристической выставке World Travel Show
Перечень расходов
Для того чтобы участвовать в выставке, туристической фирме приходится нести расходы на:
– аренду площади (составляет до 90% общей стоимости участия);
– регистрационные сборы;
– публикации в каталоге;
– оформление стенда, его монтаж и демонтаж;
– доставку и размещение экспозиционных материалов на стенде;
– одежду персонала фирмы, работающего на выставке;
– оформление пропусков на автомашины и разрешения на провоз и вывоз груза;
– изготовление рекламных материалов;
– дополнительные услуги или оборудование;
– услуги переводчиков и вспомогательного персонала;
– страховой взнос (фирма-организатор страхует участников);
– командировки, если выставка проходит в другом городе или даже стране.
Бухгалтерский учет расходов на участие в выставке
Участие в выставке осуществляется в интересах турфирмы, соответственно, затраты, связанные с данным мероприятием, признаются в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).
В учетной политике фирма определяет порядок отражения на соответствующих счетах таких расходов, открыв аналитический субсчет «Рекламные расходы». По мнению автора, данные расходы целесообразно рассматривать в составе общехозяйственных трат.
Услуги, оказанные организаторами выставки, включая регистрационные сборы, отражаются проводками:
ДЕБЕТ 26 субсчет «Рекламные расходы»
КРЕДИТ 60
– отражены расходы на участие в выставке;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
– отражен «входной» налог на добавленную стоимость.
Следует обратить внимание, что изготовление буклетов, плакатов, папок, ручек, фирменной униформы и других материалов с рекламной символикой требует другого подхода. Расходы на рекламные материалы предлагаем отражать проводками:
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60
– отражены расходы на изготовление рекламной продукции;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
– отражен «входной» НДС.
Дело в том, что данные материалы могут быть использованы при участии в выставке не в полном объеме. По окончании рекламного мероприятия турфирма составит акт о списании фактически использованных материалов.
На основании такого акта будет сделана проводка:
ДЕБЕТ 26 субсчет «Рекламные расходы»
КРЕДИТ 10
– списаны использованные рекламные материалы.
Не использованные в рекламном мероприятии материалы, предназначавшиеся для такого мероприятия, могут быть использованы в дальнейшем, например при презентации фирмы. И будут списываться аналогичной проводкой.
