Авансовые отчеты – хлеб начинающего налогового инспектора. Там всегда найдется чем поживиться: то чека нет, то НДС не выделен, а то и вовсе расходы непроизводственные.
Журнал «Расчет» опубликовал полезные советы, которые помогут бухгалтерам избежать проблем из-за подотчетников.
Н.Д. Пашутова, обозреватель «Федеральной бухгалтерской газеты»
Прежде всего, чтобы знать, с кого спрашивать, утвердите приказом перечень работников, имеющих право получать деньги под отчет. Объясните избранным, что их статус на фирме повысился: теперь они не только привозят товар – им доверено составлять авансовые отчеты.
В приказе пропишите главные запреты: деньги на покупки выдаются только после сдачи авансового отчета за предыдущие суммы; один сотрудник не имеет права передавать другому полученные в подотчет суммы. Все остальные важные моменты лучше поместить в отдельную памятку для подотчетников.
Указания по заполнению авансового отчета, утвержденные постановлением Госкомстата от 1 августа 2001 г. № 55, не могут служить полноценной инструкцией. Но пренебрегать ими не стоит: в них четко обозначено, что авансовый отчет составляет именно подотчетное лицо.
Можно составлять авансовые отчеты на компьютере и отдавать расписаться подотчетнику. Но делать такое исключение лучше лишь для руководства фирмы.
Самостоятельное составление авансовых отчетов излечит сотрудников фирмы от провалов в памяти и заставит относиться к документам серьезно.
В идеале, каждый подотчетник должен помнить, как Отче наш, что магазины розничной торговли выдают не только товарные чеки, но и обычные накладные и счета-фактуры. Минфин в письме от 19 марта 2004 г. № 04-03-11/42 еще раз напомнил, что наличие счета-фактуры является обязательным требованием для зачета НДС.
Как воспитывать гомункула. Аркадий Давидович.
Поэтому чтобы фирма не теряла на налоговых вычетах, подотчетнику необходимо иметь при себе доверенность от организации. Ее можно выписать по форме № М-2, утвержденной постановлением Госкомстата от 30 октября 1997 г. № 71а.
Однако аудиторы считают, что доверенность работнику может быть выдана и в произвольной форме при наличии необходимых реквизитов – даты оформления, подписи руководителя и печати фирмы (п. 5 ст.
185 ГК). При этом главное, чтобы указанные в документе сведения подтверждали право физического лица на получение товаров (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 21 января 2004 г. № Ф04/353-1379/А70-2003).
Особое внимание следует уделить чеку кассового аппарата. Без него бухгалтеру не следует принимать ни товарные чеки, ни накладные, ни квитанции к приходно-кассовым ордерам.
Заменой может служить лишь слип, подтверждающий расчет пластиковой картой.
Можно долго рассуждать о том, что чек кассового аппарата не есть «оправдательный документ» и его отсутствие – всего лишь повод для встречной проверки поставщика. Но только если вас уже оштрафовали.
Если – нет, то дешевле придерживаться требований налоговиков, даже самых абсурдных.
Памятка получившему деньги под отчет
1. Читай указания Госкомстата по заполнению авансового отчета (прилагаются).
2. Чтобы небольшие документы (товарные чеки, билеты, квитанции гостиниц и прочее) не потерялись, наклеивай их на альбомный лист рядом друг с другом или скрепляй степлером.
3. В розничных магазинах предъявляй доверенность и требуй, чтобы выписали накладную и счет-фактуру с налогом на добавленную стоимость (НДС). Этим ты снизишь налоговое бремя фирмы.
4. Если не дали накладную и счет-фактуру – бери товарный чек.
5. Товарные чеки без кассовых чеков бухгалтерия не примет.
6. При наличии квитанции к приходно-кассовому ордеру кассовый чек тоже нужен.
7. Соблюдай лимит расчета наличными деньгами в 60 тысяч рублей по одному договору. Любое превышение грозит фирме штрафом в 50 тысяч рублей, директора и главбуха оштрафуют на 5 тысяч рублей.
Если не ведешь учет расчетов по отдельным договорам – уточни их состояние в бухгалтерии.
8. Авансовые отчеты бухгалтерия примет только у тех, кому выдавали деньги под отчет. Перерасход по авансовому отчету возместят, если у тебя в подотчете была хотя бы небольшая сумма.
Если нет – авансовый отчет бухгалтерия не примет.
