Александр Шенаев Редактор, Москва Да, случается и такое. Мы покидаем свой уютный кабинет и отправляемся работать на благо нашей компании в отдаленные края нашей необъятной Родины или в совсем другую страну.
И чаще мы волнуемся не за исход важной встречи, а о возможных неудобствах, которые сулит нам путешествие. О том, как превратить поездку в удовольствие, читайте на E-xecutive.
Путешествие — долгожданное и, что еще важнее, приятное событие в жизни каждого из нас. Мы всегда рады узнать что-то новое.
Увидеть то, о чем так много слышали, да и просто незабываемо провести время в новой обстановке. Именно поэтому понятие travel уже прочно закрепилось в нашей жизни, стало неотъемлемой частью наших планов и привычек.
В современном мире, где грань между работой и домом становится все прозрачнее, зачастую приходиться совмещать приятное с полезным, и появление такого термина как business travel в таких условиях вполне логично и оправданно.
Конечно же, business travel направлен на удовлетворение нужд корпоративных клиентов – юридических лиц. Важно понимать, что хорошо организованная и грамотно спланированная поездка будет прочной основой для успешного бизнес-результата.
Отвлекаться на проблемы, связанные с рутиной подбора проживания и вариантов транспорта, всегда неприятно. И тем лучше, когда есть, кому перепоручить решение таких задач.
Что же могут предложить компании, специализирующиеся на корпоративном обслуживании?
Кропивка Юлия, представляющая активного игрока на российском рынке business travel,- компанию Travel Management Consulting (TMC), отмечает позитивные тенденции в осмыслении клиентами необходимости и важности business travel услуг. Несмотря на небольшое количество участников рынка, спектр и качество их услуг растут с каждым днем. Основная задача агентства, работающего в сфере business travel, — решение бизнес-проблем, связанных с туристической составляющей компании-клиента:
- бронирование и оформление авиа- и железнодорожных билетов,
- размещение в гостиницах, организация транспортного обслуживания,
- консультационные услуги по визовым вопросам,
- а также организация мероприятий (MICE — Meetings, Incentives, Conferences and Events),
все это входит в спектр услуг, предоставляемых корпоративным клиентам.
MICE-отдел следует отметить особо, потому как организация корпоративных деловых и развлекательных мероприятий всегда связана с привлечением дополнительных ресурсов, как трудовых, так и творческих. Очень подробно это направление описано на сайте MICE-департамента компании TMC.
В случае TMC, составляющие его название слова «management» и «consulting», указывают на то, что компания делает упор именно на управление такими процессам, как оптимизация издержек при пользовании сервисными услугами, а это в интересах любого клиента. Сейчас, когда строка «travel» в бюджетах крупных компаний значится на третьем-четвертом местах, вопрос экономии затрат на деловые поездки становится как никогда актуальным.
Как это работает? Простой пример.
Вы часто летаете в определенные города и при этом пользуетесь услугами определенной авиакомпании.
Ведя и анализируя статистику приобретаемых услуг вашей компании, Агентство, выступая от имени Клиента перед Поставщиком, может согласовывать привлекательные тарифы, закрепив их дополнительным соглашением между всеми сторонами-участниками. Казалось бы, это элементарные вещи — но, комбинируя и анализируя такие параметры, можно достичь существенных результатов в актуализации расходов компании.
Зачастую мы чуть ли не за год знаем планы своих поездок и встреч. Так почему бы не использовать это?
Вовремя оформив бронирование, вы экономите средства и не рискуете попасть в ситуацию, когда номеров в гостиницах нет, а если и есть, то переплачивать за них приходиться втрое.
Да и гостиничная инфраструктура во многих городах России сейчас, увы, находится не в лучшем состоянии. Выбрать вариант, который отвечал бы все потребностям клиента, соизмеряя цену с качеством, — важная задача, требующая профессионального подхода.
#128540; УРА — ПАПА ВЕРНУЛСЯ ИЗ КОМАНДИРОВКИ | МНОГО ПОДАРКОВ | ПИСЬМО ОТ ПОДПИСЧИЦЫ
Такой подход и может предложить компетентное Агентство.
Развитие столь значимой отрасли не могло не отразиться на внутренней структуре крупных компаний. По словам Соколовой Веры, менеджера по работе с ключевыми клиентами ТМС, хорошим сигналом стало появление такого понятия у клиентов как travel policy — корпоративная политика в отношении деловых поездок.
Учитывая финансовые и организационные аспекты поездок, организация определяет систему правил, которая будет регулировать, а точнее, даже автоматизировать процесс организации бизнес поездок. Для иностранных компаний подобные документы стали нормой, однако российские корпорации, зачастую не имея соответствующего опыта, рискуют продвигаться методом «проб и ошибок» в разработке собственной travel policy.
И здесь важно взвесить, что будет проще и выгоднее – разрабатывать такую политику самостоятельно или отдавать эту деятельность на аутсорсинг своему бизнес-тревел Партнеру.
Также процесс повышения качества обслуживания и корректного соблюдения требований и чаяний клиента отображается в Сервисном соглашении (Service Level Agreement), разработать которое поможет опять же Менеджер по работе с клиентами.
Как мы можем убедиться, компании предоставляющие услуги business travel, значительно упрощают и делают комфортной разработку конкретных процедур и даже формирование культуры делового туризма вашей компании. Приоритетные авиакомпании и класс перелетов, рекомендации по дням и времени вылетов, и все это в привязке к положению сотрудника в структуре персонала вашей компании – вот нормальное решение со стороны агентства-партнера.
Точный и отлаженный механизм поездок — итог реализации сбалансированной travel policy. Представьте, например, — теперь отпадает необходимость каждый раз производить согласование условий поездок — консультант всегда знает, что вам предлагать.
А это уже решение вопроса оптимизации времени как работы вашего сотрудника, так и всего процесса оказания услуг.
Понятно, что для того, чтобы все вышеперечисленное работало и давало результат, необходима четкая организация бизнес-процессов в самой компании, предоставляющей услуги делового туризма. В Travel Management Consulting работа построена на четком взаимодействии всех отделов.
И огромное значение при этом придаётся подбору персонала и его обучению всем тонкостям работы в каждом отделе, чтобы присутствовала взаимодополняемость сотрудников.
Также трудно себе представить хорошую работу, когда участники процесса порой не понимают друг друга — игры в «лебедя, рака и щуку» никому еще не шли на пользу и не способствовали повышению каких-либо показателей, особенно эффективности работы. И в данной ситуации проведение тренингов и семинаров, знакомящие travel-координаторов вашей организации с основами процедур бронирования, оформления билетов или новыми тенденциями на рынке business-travel способствуют более комфортному сотрудничеству.
Понимание специфики туристической отрасли идет на пользу самому потребителю услуг, т.е. Вашей организации. Благодаря таким тренингам, ваши сотрудники узнают, например, что железнодорожные билеты не бронируются, а только выписываются или что не на всех внутренних авиарейсах России действует бронирование, да и в случае потери билета паники у вас уже не возникнет.
Говоря о тенденциях в развитии делового туризма, в первую очередь стоит обратить внимание на туристическую отрасль в целом. Пожалуй, главное, что нас ждет в ближайшее время — это отказ от «бумажных» билетов.
Да, сейчас, когда в руках нет привычного бланка, у нас появляется некоторая обеспокоенность: «Как же это так: билет, а пощупать нельзя?!» Но на Западе, ставшем для нас неким ориентиром в плане инноваций, электронные билеты получили широкое распространение уже с 1996 года. Да и в России крупные перевозчики уже начали переход на новую технологию.
Главными преимуществами электронного билета являются простота, гибкость и надежность организации поездки. А потерять или забыть такой билет вообще невозможно.
Во-вторых, существенную роль, как инструмента оптимизации всех процессов и издержек, играют информационные технологии. И так, мы приняли, что внутренние процессы компании-партнера работают, как часы.
Но как сделать так, чтобы клиент всегда получал актуальную информацию и помощь, при этом максимально оперативно? Задача не из легких — поэтому внутри business travel-агентства внедряются набирающие популярность CRM-системы — взаимоотношения с клиентом должны строиться на максимальной информированности и персонификации.
Система онлайновых сервисов, внедряемых в ТМС, сделает общение клиента с услугами компании комфортнее и оперативнее. Согласитесь, это приятная возможность — ознакомиться со всеми вариантами бронирования билетов или гостиниц, сидя перед монитором своего компьютера, и тут же оформить заявку, не обременяя себя телефонными разговорами.
У оператора при этом появляется возможность более детально подготовить ответы на интересующие вас вопросы или произвести бронирование большего количества билетов.
Итак, что же дает нам обращение в business travel-агентство? Как мы убедились на примере компании Travel Management Consulting, мы получаем не только удобное и надежное снабжение авиа- и железнодорожными билетами или бронирование на выгодных условиях подходящих гостиниц.
Прежде всего, мы дополняем свою компанию как минимум одним консалтинговым отделом, причем отделом автономным и не требующим от нас никаких руководящих функций. Все, что нужно, — это желание превратить рабочие моменты вне офиса, будь то командировка или запланированный team-building на берегу океана, из необходимости в приятное путешествие с успешным выполнением бизнес-задач!
Избавившись от массы забот, связанных с преодолением организационных барьеров поездки, мы получаем индивидуальное решение для реализации самых амбициозных планов. Наша уверенность при ведении дел в нескольких тысячах километрах от родного кабинета будет многократно усилена, подкрепленная осознанием того, что коллектив целой компании-партнера трудится над успешностью и комфортностью этого, возможно, нелегкого, но такого приятного путешествия.
